Eine Herausforderung, der wir bei der ersten Arbeit mit neuen Kunden häufig begegnen, besteht darin, den Umfang eines Projekts auf einer ziemlich detaillierten Ebene zu definieren. Oft wissen Organisationen, was sie in Bezug auf Projektleistungen auf hohem Niveau wollen, sind aber nicht auf das Wesentliche gekommen – aber dafür sind wir hier!
Projektumfang ist der Teil der Projektplanung, bei dem eine Liste spezifischer Projektziele, Ergebnisse, Merkmale, Funktionen, Aufgaben, Fristen und letztendlich Kosten festgelegt und dokumentiert wird. Mit anderen Worten, es ist das, was erreicht werden muss und die Arbeit, die getan werden muss, um ein Projekt zu liefern.
Es ist wichtig, den Umfang frühzeitig im Lebenszyklus eines Projekts festzulegen, da dies den Zeitplan oder die Kosten (oder beides) des Projekts stark beeinflussen kann.
Nachfolgend finden Sie einen Überblick über einige der wichtigsten Prozesse, die befolgt werden müssen, um den Geltungsbereich korrekt zu definieren.
Definieren Sie die Produktanforderungen
Bevor wir bestimmen, was im Projektumfang enthalten sein wird, müssen Sie sich über die Produktanforderungen, die auch als Produktumfang bezeichnet werden, im Klaren sein. Mit anderen Worten, welche Funktionen und Merkmale sind für die zu entwickelnde Website, Anwendung und / oder maßgeschneiderte Softwarelösung erforderlich? Gibt es etwas, das speziell in das Design integriert werden muss? Muss es einem bestimmten Satz von Branding-Richtlinien folgen? Die Liste geht weiter.
Prozessanforderungen definieren
Prozessanforderungen beschreiben, wie Menschen mit einem Produkt interagieren und wie ein Produkt mit anderen (oft vorhandenen) Geschäftsprozessen interagiert. Wenn Sie besprechen, wie Daten verschoben werden und wie Geschäftstransaktionen von einem Punkt zum anderen fließen, beschreiben Sie die Prozessanforderungen. Beispielsweise müssen die Anforderungen an Abrechnungstransaktionen innerhalb einer Website, die Verknüpfung solcher Transaktionen mit der Rechnungsstellung und den Konten sowie die Einsicht und Änderung des Status von Aufträgen durch Mitarbeiter detailliert werden.
Beziehen Sie die richtigen Stakeholder ein
Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen die richtigen Stakeholder aus der Organisation, die das Projekt in Auftrag gibt, in verschiedenen Phasen des Projektumfangs sehr eng einbezogen werden. Wenn dies nicht geschieht, werden Annahmen getroffen (die im Allgemeinen subjektiv sind), und im Laufe des Projekts kann es zu Verwirrung bei den Stakeholdern kommen.
Identifizieren Sie die Einschränkungen
Vielleicht noch wichtiger als das, was für ein Projekt im Geltungsbereich liegt, ist das, was für ein Projekt außerhalb des Geltungsbereichs liegt. Oft ist es entscheidend zu dokumentieren, was nicht gemacht wird, besonders wenn es um Softwareentwicklung geht – sonst gehen die Leute davon aus, dass bestimmte Dinge ausgeführt werden sollen, die nicht budgetiert oder in der Projektzeitleiste enthalten waren.
Change Management
Es ist selbstverständlich, dass sich Teile eines großen Projekts auf dem Weg ändern. Während es immer am besten ist, Scope Creep zu vermeiden (eine Situation, in der ein oder mehrere Teile eines Projekts mehr Arbeit erfordern), ist dies manchmal aufgrund der sich ändernden Natur eines Unternehmens unvermeidlich. Um Meinungsverschiedenheiten und Änderungen des Projektumfangs durch alle Beteiligten, sowohl auf Kundenseite als auch auf Agenturseite, zu vermeiden, ist es am besten, strenge Change-Management-Prozesse einzurichten. Sobald der Umfang definiert ist, darf er nicht geändert werden, ohne dass die entsprechenden Änderungsmanagementfunktionen stattfinden.
Da haben Sie es also! Eine einfache Anleitung, um Ihr Projekt zum richtigen Start zu bringen, indem Sie Ihren Projektumfang richtig definieren. Ein effektives Scope-Management erfordert eine gute Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle die Anforderungen des Projekts verstehen und sich genau darauf einigen, wie die Projektziele erreicht werden. Sobald Sie dies erledigt haben, haben Sie die Grundlage, um Ihr Projekt zu beginnen und hoffentlich erfolgreich abzuschließen.