So archivieren Sie E-Mails in Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Je mehr Sie Ihr Microsoft Outlook-Postfach verwenden, desto größer wird Ihr Postfach. Wenn Sie darüber nachdenken, ist es ziemlich ähnlich, wie sich Papiere auf Ihrem Schreibtisch stapeln. Aber was können Sie tun, wenn der Stapel so groß wird, dass er behandelt werden muss? Nun, im wirklichen Leben können Sie sich die Zeit nehmen, jedes Dokument zu sortieren und die wichtigen Papiere zu speichern, während Sie weniger wichtige verwerfen. Glücklicherweise können Sie den gleichen Prozess in Outlook neu erstellen.

Ausnahmslos unterstützt jede Outlook-Version die Archivierung. Darüber hinaus haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Elemente in Outlook zu archivieren. Am bequemsten ist es, AutoArchive zu verwenden, um ältere Nachrichten, Termine und Aufgaben zu bearbeiten. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Nachrichten mithilfe der manuellen Archivierung in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Am schnellsten verwenden Sie jedoch die Schaltfläche Archiv im Menü Datei.

Beachten Sie, dass Outlook für Archivierungszwecke einen Standardordner beibehält, der nicht gelöscht werden kann. Die Archivierung Ihrer E-Mails hilft Ihnen dabei, einen sauberen Shop zu führen, der die Suche nach älteren E-Mails erleichtert und gleichzeitig Ihren Posteingang übersichtlich hält.

Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Anleitungen, die Sie auf jede mögliche Weise durch die Archivierung von Elementen in Outlook führen. Lass uns anfangen!

Methode 1: Manuelles Archivieren von Nachrichten mit einer einzigen Aktion

Diese Methode ist der schnellste Weg, um eine oder mehrere Nachrichten in den Archivordner zu verschieben. Diese archivierten Dateien bleiben über das Suchfeld oder durch manuelle Navigation zum Archivordner zugänglich. Die archivierten Elemente können auch auf mobilen Geräten angezeigt werden, indem Sie den Archivordner besuchen. Hier finden Sie eine Kurzanleitung zum manuellen Archivieren von Elementen in Outlook 2016:

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten in Ihrem Posteingang oder einem anderen Ordner aus.
2. Klicken Sie in der Gruppe Löschen auf das Archivsymbol. Das Archivsymbol ist nur innerhalb des Menübands in Outlook 2016 sichtbar.
   Hinweis: Sie können auch die Rücktaste drücken, um das gleiche Ergebnis zu erzielen.
3. Sie sollten Ihre Nachrichten im Archivordner finden können.
   Hinweis: Der Archivordner wird automatisch erstellt, auch wenn Sie ihn noch nie verwendet haben. Wenn Sie den Archivordner nicht sehen können, gehen Sie zu Datei > Office-Konto > Aktualisierungsoptionen und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren.

Methode 2: Verwenden der Autoarchivierungsfunktion

Outlook verfügt über eine automatische Funktion zum Archivieren von Elementen, die als AutoArchivierung bezeichnet wird. Diese Funktion kann so programmiert werden, dass Elemente in regelmäßigen Abständen archiviert werden. Alle Versionen von Outlook unterstützen die Archivierung. Der Unterschied besteht darin, dass die automatische Archivierung in Outlook 2010 und höher standardmäßig deaktiviert ist.

Nachdem die automatische Archivierung aktiviert wurde, können Benutzer Eigenschaften für jeden Ordner festlegen, den sie archivieren möchten. Beachten Sie, dass beim Archivieren einer E-Mail diese in eine andere PST-Datei verschoben wird und nicht mehr in der Haupt-PST-Datei verfügbar ist. Hier finden Sie eine Kurzanleitung zum Aktivieren und Verwenden von AutoArchive:

Aktivieren und Konfigurieren von AutoArchive

1. Um AutoArchive zu aktivieren, navigieren Sie zu Datei > Optionen. Sobald Sie sich in den Outlook-Einstellungen befinden, klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert, um sie weiterzuleiten, und klicken Sie dann auf Autoarchivierungseinstellungen.
   Hinweis: In Outlook 2007 und älter finden Sie die Autoarchivierungseinstellungen unter Extras > Optionen > Andere.
2. Wenn alles ausgegraut ist, müssen Sie das Kontrollkästchen neben AutoArchive ausführen aktivieren, um AutoArchive zu aktivieren.
   
3. Jetzt ist es an der Zeit zu konfigurieren, wie sich AutoArchive verhält. Wählen Sie zunächst aus, wie häufig das automatische Archiv ausgeführt werden soll. Der Standardwert ist 14 Tage, aber wenn Sie es sauber halten möchten, legen Sie es irgendwo zwischen 2 und 6 fest.
   
4. Wenn Sie vor dem Start von AutoArchive benachrichtigt werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Eingabeaufforderung, bevor AutoArchive ausgeführt wird. Es ist eine gute Idee, diese Option aktiviert zu lassen, da die automatische Archivierung Ihre Arbeit beeinträchtigen kann.
   
5. Um zu vermeiden, dass Sie Ihr Archiv mit unnötigen E-Mails füllen, sollten Sie Abgelaufene E-Mails löschen aktiviert lassen. Wenn Sie das Archivieren deaktivieren oder alte Elemente löschen, werden nur abgelaufene Nachrichten vollständig gelöscht.
   
6. Wenn Sie möchten, dass Ihr Archivordner in Outlook sichtbar ist, müssen Sie aktivieren Archivordner in Ordnerliste anzeigen.
   
7. Legen Sie nun die Standardordnereinstellungen für die Archivierung fest.
8. Aktivieren Sie als Nächstes den Umschalter neben, um alte Elemente zu verschieben, und klicken Sie auf Durchsuchen, um den Pfad festzulegen, zu dem Ihre Elemente archiviert werden sollen. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
   

Nachdem Sie AutoArchive aktiviert und konfiguriert haben, wird es automatisch seine Arbeit zu gegebener Zeit erledigen. Sie können bestätigen, dass es funktioniert, indem Sie überprüfen, ob der Archivordner gefüllt wird.

AutoArchive-Eigenschaften für einzelne Ordner konfigurieren

Nachdem Sie die AutoArchive-Funktion konfiguriert haben, können Sie eine zusätzliche Steuerungsebene hinzufügen, indem Sie für jeden Ihrer Ordner spezifische Eigenschaften festlegen. Es ist üblich, dass Ordner wie gelöschte Objekte oder Spam andere Autoarchivierungseigenschaften als Ihr Haupt-E-Mail-Ordner verwenden.
Hinweis: Wenn Sie keine individuellen Autoarchivierungseinstellungen für einen Ordner festlegen, werden automatisch die oben konfigurierten globalen Autoarchivierungseinstellungen verwendet.

Hier finden Sie eine Kurzanleitung zum Festlegen einzelner AutoArchive-Eigenschaften für einen Ordner:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie bevorzugt behandeln möchten, und klicken Sie auf Eigenschaften.
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung, um sie weiterzuleiten. Hier haben Sie eine Auswahl von Einstellungen, die ausschließlich für diesen Ordner gelten.
   
3. Sie können die automatische Archivierung für diesen Ordner deaktivieren, indem Sie auf Elemente in diesem Ordner nicht archivieren klicken.
   
4. Um die globalen Autoarchivierungseinstellungen zu überschreiben, klicken Sie auf Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren und nehmen Sie Ihre Änderungen unten vor. Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
   Hinweis: Beachten Sie, dass diese Einstellungen für keinen der Unterordner dieses bestimmten Ordners gelten. Sie müssen jeden ändern.

Methode 3: Manuelles Archivieren von E-Mails mit Bereinigungstools

Wenn Sie kein großer Fan von Automatisierung sind, gibt es eine Mittelweglösung, mit der Sie in großen Mengen mit noch mehr Kontrolle archivieren können. Mit dieser Methode können Sie einen ganzen Ordner zusammen mit seinen Unterordnern archivieren. Wenn Sie nicht warten möchten, bis die automatische Archivierung einsetzt, können Sie dies selbst tun und auswählen, wo Sie sie speichern möchten. Hier ist, was Sie tun müssen:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, gehen Sie zu Info und erweitern Sie das Dropdown-Menü unter Bereinigungstools. Wählen Sie Archiv aus dem Dropdown-Menü.
   
2. Wählen Sie Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und klicken Sie auf den Ordner, den Sie archivieren möchten.
   
3. Wenn Sie möchten, dass Ihre gesamten Outlook-Daten archiviert werden, klicken Sie oben in der Liste auf Ihre E-Mail-Adresse.
   
4. Verwenden Sie das Dropdown-Menü neben Elemente archivieren älter als, um das neueste Datum für die zu archivierenden Elemente auszuwählen. Alle Elemente, die älter als das in diesem Menü festgelegte Datum sind, werden archiviert.
   
5. Sie können Elemente archivieren, die zuvor von der automatischen Archivierung ausgeschlossen wurden, indem Sie das Kontrollkästchen neben Elemente mit AutoArchivierung einschließen aktivieren.
   
6. Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um den Pfad festzulegen, an dem Ihr PST-Archiv gespeichert werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu starten.
   

Sie werden in Kürze feststellen, dass einige E-Mails aus Ihren Standardordnern in die archivierte PST-Datei verschoben werden.
Hinweis: Die archivierte Datei sollte in Outlook als Ordner zugänglich sein. Wenn es aus irgendeinem Grund nicht zur Datei geht und auf Open & Export . Klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei öffnen, navigieren Sie zum Speicherort Ihres Archivs und klicken Sie auf OK.