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Für viele Manager gilt die Durchführung einer effektiven und ansprechenden Leistungsüberprüfung als eine der herausforderndsten Aufgaben in ihrem Jahreskalender. Aber mit der richtigen Vorbereitung und einer positiven Einstellung können Sie Ihre Beurteilungen produktiv, anregend und ein Schub für Ihr eigenes Management-Selbstvertrauen machen. Gleichzeitig kann eine Leistungsbeurteilung Ihre Mitarbeiter motivieren und beleben, sodass sie motiviert sind, ihre neuen Ziele zu erreichen und sich wieder auf ihr nächstes Karriereziel zu konzentrieren.

Leistungsbeurteilungen sind eine:

• Nachlassende Motivation wiederbeleben
• Projekte anstoßen, die möglicherweise auf der Strecke geblieben sind
• Produktive Mitarbeiter mit mehr Verantwortung belohnen
• Probleme direkt angehen
• Ziele für die Zukunft setzen
• Schulungsbedarf einschätzen
• Mehr über die Gruppendynamik Ihres Teams erfahren

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Ob Sie es glauben oder nicht, viele Menschen freuen sich tatsächlich auf ihre Leistungsbeurteilung und das Feedback, das sie erhalten.

Die Leistungsbeurteilung ist eine Chance für den Mitarbeiter:

• Anerkennung und Belohnung erlangen (obwohl Bewertungen definitiv keine bezahlten Bewertungen sind – diese sollten idealerweise separat behandelt werden)
• Schauen Sie nach vorne und setzen Sie sich Ziele, die ihrer Karriere helfen
• Identifizieren Sie Unterstützung für Sie
• Beschwerden lösen
• Beruhigung und Wertschätzung suchen

Vorbereitung der Mitarbeiterbeurteilung

Damit sich die Beurteilungssitzung lohnt, ist es wichtig, sich vorzubereiten, indem Sie frühere Informationen überprüfen und einige Notizen notieren. Wenn Sie müssen, überprüfen Sie die Stellenbeschreibung des Mitarbeiters und die Ziele, die in seiner letzten Überprüfung festgelegt wurden, und denken Sie dann über seine jüngste Arbeit nach und ob er diese Erwartungen erfüllt hat. Identifizieren Sie auch Bereiche, in denen sie sich hervorgetan haben und die Erwartungen übertroffen haben, sowie Bereiche für Verbesserungen.

Um Ihnen einen Einblick zu geben, wie Ihr Mitarbeiter die Konversation in der Besprechung selbst neigen könnte, ist es nützlich, über ein offenes Vorbewertungsformular nach ersten Gedanken zu fragen. Eine solche Selbsteinschätzung gibt den Mitarbeitern auch die Zeit, ehrlich zu denken und ihre eigene Leistung genau zu überprüfen.

Das Vorbewertungsformular könnte die Mitarbeiter bitten, zu bewerten, wie gut sie ihre Ziele erreicht haben, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, ihre Stärken und Schwächen zu bewerten und andere Probleme zu notieren, die sie in der Bewertungsbesprechung selbst ansprechen möchten. Letzteres ist wichtig, da es Ihnen einen Überblick über alle Probleme gibt, die Sie sonst vielleicht nicht bemerkt hätten.

Dinge, die Sie tun können, um die Bewertung vorteilhafter zu gestalten, sind:

• Bitten Sie Ihren Mitarbeiter, das Beurteilungsformular vollständig auszufüllen
• Erklären Sie, dass Sie das Formular mindestens zwei Tage vor der Besprechung zurück benötigen, damit Sie Zeit haben, es zu überprüfen
• Verbringen Sie wertvolle Zeit mit der Analyse der Kommentare des Beurteilungsnehmers
• Überprüfen Sie frühere Beurteilungsnotizen. Was waren die Ziele?
• Überprüfen Sie die Notizen, die Sie seit dem letzten Überprüfungszeitraum über die Leistung des Mitarbeiters geführt haben
• Sprechen Sie mit anderen Vorgesetzten und Kollegen, um Feedback zur Leistung des Gutachters zu erhalten
• Sprechen Sie mit Kunden oder Lieferanten, um Feedback zu erhalten
• Bewerten Sie abgeschlossene Arbeiten und ausgeführte Projekte. Hätten Sie es besser machen können? Was wurde gut gemacht?
• Denken Sie über zukünftige Abteilungsziele nach – wie kann der Gutachter dazu beitragen? Wie können Sie den Gutachter entwickeln, um sicherzustellen, dass er die erforderlichen Ziele erreichen kann?

In der Beurteilung

Halten Sie sich in erster Linie an den Termin. Ob Ihr Gutachter sich mit Begeisterung oder Beklommenheit auf die Sitzung gefreut hat, Eine Verschiebung wird zu Enttäuschungen führen. Zeigen Sie, dass Sie die Karriere Ihres Mitarbeiters ernst nehmen und dass die Beurteilung auch für Sie wichtig ist. Wenn andere Leute dich sehen wollen, schiebe sie ab. Legen Sie das Meeting als erstes am Morgen fest, um nicht durch andere Anforderungen an Ihre Zeit beeinträchtigt zu werden.

Planen Sie als Richtlinie eine Stunde für die Bewertung ein und halten Sie alle Anrufe.

Beginnen Sie die Bewertung mit einem optimistischen, positiven Ton und einer herzlichen Begrüßung. Lassen Sie den Gutachter wissen, dass das Gespräch in beide Richtungen geführt werden sollte, mit ihrem konstruktiven, offenen und ehrlichen Feedback, das entscheidend ist, um ihre Leistungen diskutieren zu können.

Dann legen Sie die Tagesordnung fest. Erklären Sie, wie wichtig die Beurteilung ist und dass der Zweck darin besteht, sich auf den Beurteiler zu konzentrieren. Eine sanfte Erinnerung daran, dass das Gehalt nicht auf der Tagesordnung steht, ist nicht fehl am Platz, sondern sensibel für die individuellen Umstände.

Versuchen Sie, einer logischen Reihenfolge zu folgen, idealerweise in Anlehnung an Ihr Vorbewertungsformular. Die Diskussion sollte sich um:

• Eine Überprüfung der bei der vorherigen Bewertung festgelegten Ziele
• Welche Ziele wurden erreicht? Verdient der Gutachter ein besonderes Lob?
• Was wurde nicht erfüllt? Warum? War zusätzliche Hilfe nötig?
• Wie stark ist der Mitarbeiter seit der letzten Überprüfung gewachsen?
• Wie sieht der Gutachter seine Rolle und seinen Beitrag zum Team?
• Hat der Gutachter Spaß an seiner Arbeit? Welche Aspekte genießen sie und welche nicht?
• Wie beurteilt der Gutachter seine Fähigkeiten? Stimmen Sie zu? Ist eine Weiterbildung erforderlich? Denken Sie daran, bei dieser Bewertung sowohl Soft Skills als auch technische Fähigkeiten zu berücksichtigen.
• Hat der Gutachter eine klare Vorstellung von seiner eigenen Rolle und der Rolle der Abteilung und wie diese zum Gesamterfolg der Organisation beitragen?
• Welche Karrierepläne hat der Gutachter? Wie werden diese erreicht?
• Wohin könnte ihre Entwicklung innerhalb der Organisation führen?
• Welche konkreten Ziele können Sie sich für das kommende Jahr setzen? Können die Ziele realistisch erreicht werden?
• Wie wird die Leistung gemessen?
• Welcher Schulungsbedarf ist erforderlich, um diese Ziele zu erreichen?

Heimwahrheiten vermitteln

Bei der Übermittlung unangenehmer Nachrichten kann es zu Konfrontationen kommen. Möglicherweise müssen Sie unmissverständlich darlegen, dass der Gutachter in einem bestimmten Aspekt seiner Arbeit versagt. Dies kann so einfach sein wie die Zeitmessung oder das persönliche Erscheinungsbild oder sensibler wie die Kompetenz bei bestimmten Aufgaben oder die Fähigkeit, mit Kollegen auszukommen.

Unabhängig von dem Problem, das Sie angehen müssen, ist es wichtig, vorbereitet zu sein. Entscheiden Sie im Vorfeld des Meetings, wie Sie Ihre Kommentare am besten formulieren können. Können Sie gleichzeitig positive Punkte hervorheben? Sind Sie konstruktiv in Ihrer Kritik? Welche Vorschläge können Sie vorlegen, um zu zeigen, wie diese Probleme gelöst werden können?

Umgang mit Konfrontation

In vielen Fällen können Leistungsbeurteilungen positiv verlaufen, bis Sie den Gutachter fragen, ob er weitere Probleme hat. Dies kann eine Dose Würmer öffnen, auf die Sie nicht vorbereitet waren, z. B. persönliche Beschwerden über andere Mitarbeiter, Beschwerden über die Ergonomie des Büros, Vorwürfe unfairer Behandlung und Beschwerden über Arbeitsbelastung oder Ressourcen. Viele dieser Fragen mögen Ihnen im großen Plan der Dinge von geringer Bedeutung erscheinen, aber für den Gutachter können sie von enormer Bedeutung sein.

Einige dieser Problembereiche können geschickt vorhergesagt werden. Zum Beispiel können Kollegen Sie vorher darauf hinweisen. Wenn Sie potenzielle Probleme vermuten, stellen Sie sicher, dass diese bei der Bewertung besprochen werden, auch wenn ein wenig Überredung erforderlich ist, um sie herauszubringen. Einige Leute würden lieber Stöhnen und Stöhnen eitern lassen, aber dies dient nur dazu, die Moral des Teams zu senken. Stattdessen, packe sie direkt an. Ihr proaktiver Ansatz kann sogar zu Ihren Gunsten wirken. Ein Mitarbeiter, der sich ständig über ein Problem beschwert, kann überrascht sein und eine weniger konfrontative Sichtweise einnehmen, wenn Sie das Problem zuerst ansprechen.

Wenn Sie jedoch auf dem Rückfuß sind und von einem unvorhergesehenen Problem überrascht werden, müssen Sie schnell auf den Beinen denken. Bitten Sie den Gutachter, Ihnen eher spezifische Beispiele als Verallgemeinerungen zu geben. Nach Beweisen zu fragen ist nicht unangemessen. Hör genau zu. Worum geht es wirklich? Wird das Problem als Deckmantel für etwas weniger Unheimliches aufgeworfen, das leicht gehandhabt werden kann? Ist dem Gutachter etwas peinlich?

Den Gutachter zu bitten, vorzuschlagen, wie das Problem gelöst werden könnte, kann auch dazu beitragen, die Situation zu zerstreuen. Anstatt sich auf das Problem zu konzentrieren, bitten Sie sie, über die Angelegenheit nachzudenken und rationale Vorschläge zur Überwindung des Problems zu unterbreiten. Wenn es sich beispielsweise um Ressourcen oder Ideen handelt, kann der Gutachter möglicherweise ein spezielles Projekt erhalten, um eine Lösung zu finden.

Wenn die Beschwerde schwerwiegender ist, wie z. B. Belästigungs- oder Diskriminierungsvorwürfe, sind offensichtlich weitere Untersuchungen erforderlich. Machen Sie deutlich, dass Sie die Angelegenheit ernst nehmen und sofort nach Abschluss des Gutachtens die entsprechenden Schritte unternehmen werden. Kehren Sie dann zur Hauptbewertung zurück und konzentrieren Sie sich auf positive Punkte.

Ziele zum Mitnehmen anbieten

Gegen Ende der Bewertung sollten Sie eine offene Diskussion mit dem Gutachter führen, in der Sie Ziele festlegen, auf die Sie vor dem nächsten Überprüfungszeitraum hinarbeiten möchten. Selbst der leistungsstärkste Mitarbeiter hat Dinge, die er verbessern muss, neue Fähigkeiten zu erlernen, zusätzliche Ziele zu erreichen oder neue Projekte durchzuführen. Setzen Sie sich also realistische Ziele mit jeweils einem Zeitrahmen für die Fertigstellung und richten Sie sie an den Zielen der Organisation oder Abteilung sowie am Karrierefortschrittsplan des Mitarbeiters aus.

Aktion nach der Besprechung

Die Besprechung ist nicht beendet, wenn die Besprechung endet. Füllen Sie alle Unterlagen aus, schreiben Sie Ihre Bewertungsnotizen auf, einschließlich aller Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um die aufgeworfenen Probleme anzugehen, der Ziele, die besprochen und vereinbart wurden, und der Aspekte der Leistung, die besonders gut gemacht wurden. Es ist üblich, den Gutachter zu bitten, die Notizen zu überprüfen und zu unterschreiben und ihnen eine Kopie zur Verfügung zu stellen, um sie für die Erreichung der vereinbarten Ziele zur Rechenschaft zu ziehen.

Dann müssen Sie sicherstellen, dass die Aktionspunkte abgeschlossen sind. Wenn Sie sich verpflichtet haben, weitere Schulungen zu erkunden oder Besprechungen mit anderen Abteilungen zu vereinbaren, richten Sie diese Sitzungen so schnell wie möglich ein. Wenn Ihr Mitarbeiter eine positive Bewertung erhalten hat und frisch motiviert ist, ist das Schlimmste, was Sie tun können, nicht nachzuverfolgen und weniger von ganzem Herzen hinter seiner Karriere zu stehen, als Sie es in der Besprechung waren.

Wenn Sie wissen, wie das Personal zu beurteilen ist, werden Sie diese Besprechungen mit der richtigen mentalen Einstellung, einer effektiven Vorbereitung und der Verpflichtung zu konstruktiver Nachbereitung angehen. Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeitergespräche in positive, inspirierende und leistungssteigernde Meetings verwandeln, die sowohl für Sie als auch für Ihren Mitarbeiter zu einem positiven Ergebnis führen.