QuickBooks ist eine vielseitige und flexible Software, mit der Sie die meisten wichtigen Buchhaltungsaufgaben erledigen können, unabhängig davon, ob Sie viel Erfahrung haben oder zum ersten Mal Unternehmer sind, der alles selbst erledigt.
Einige Tutorials von QuickBooks können jedoch etwas schwierig zu verstehen sein, insbesondere wenn es darum geht, Kredite aufzunehmen und Zahlungen zu leisten oder schlechte Geschäftsschulden abzuschreiben.
In diesem Sinne wird der folgende Leitfaden aufschlüsseln, warum Sie Kredite eingeben und Forderungsausfälle mit QuickBooks abschreiben sollten.
Warum Kredite in QuickBooks eingeben?
Alle Unternehmen müssen gelegentlich Geld leihen, sei es für die Expansion, die Tilgung früherer Schulden oder die Vorbereitung auf einen großen Marketing-Push. Sie sollten jedes Darlehen, das Ihr Unternehmen aufnimmt, als Verbindlichkeit in Ihre Konten eintragen und die Kreditzahlungen aufzeichnen, die Sie leisten, um diese Haftung zu reduzieren.
Dies hilft Ihnen, Ihre Geschäftsausgaben besser im Auge zu behalten, und stellt sicher, dass Sie Ihre Schuldenzahlungen im Verhältnis zum Rest Ihres Geschäftsbudgets auf Kurs halten können. Es ist nur eine gute Buchhaltung und eines der wichtigsten Dinge QuickBooks wurde für den ersten Platz gemacht.
QuickBooks hat leicht unterschiedliche Krediteingabeprozesse, je nachdem, ob Sie die Online- oder Desktop-Version der Software verwenden.
So geben Sie Darlehen in QuickBooks Online ein
Um ein Darlehen mit QuickBooks Online einzugeben, müssen Sie ein Haftungskonto einrichten, um den Fortschritt des Darlehens zu verfolgen.
- Wählen Sie „Einstellungen“ und „Kontenplan.“ Wählen Sie dann „Neu“, um ein neues Konto zu erstellen
- Wählen Sie „Langfristige Verbindlichkeiten“ aus dem Dropdown-Menü „Kontotyp“
- Wählen Sie „Schuldverschreibungen“ aus dem Menü „Detailtyp“
- Geben Sie dem Darlehenskonto einen relevanten Namen. Seien Sie so genau wie möglich, damit Sie immer wissen, mit welchem Konto Sie es zu tun haben, z. B. „Marketingdarlehen“
- Geben Sie im Feld „Kontostand“ den Gesamtbetrag auf dem Konto sowie das Datum „Stand“ ein. Das Datum Ab teilt QuickBooks mit, wann Sie mit der Verfolgung des Darlehens beginnen möchten
- Geben Sie den vollen Betrag Ihres Darlehens als negativen Betrag ein, wodurch ein Haftungskonto mit der vollständigen Summe des betreffenden Darlehens eingerichtet wird
- Wählen Sie „Speichern und schließen“
Wenn Sie Kreditzahlungen aufzeichnen möchten, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um eine genaue Aufzeichnung zu erhalten:
- Wählen Sie „+Neu“ und dann „Prüfen“
- Wenn Sie einen physischen Scheck senden möchten, um einen Teil oder das gesamte Darlehen zurückzuzahlen, fügen Sie eine entsprechende Schecknummer hinzu
- Wenn Sie eine direkte Auszahlung oder einen ETF verwenden möchten, geben Sie stattdessen eine dieser Optionen in das Feld Schecknummer ein
- Geben Sie dann den Haftungsbetrag für Ihr Darlehen aus dem Dropdown-Menü Kategorie ein und geben Sie den Zahlungsbetrag ein
- Wählen Sie das Spesenkonto für die Zinsen aus dem Dropdown-Menü derselben Kategorie und geben Sie den Zinsbetrag ein
- Sie können auch zusätzliche Gebühren hinzufügen, die anfallen können
- Wählen Sie „Speichern und Schließen“, wenn Sie fertig sind
Eingabe von Darlehen in QuickBooks Desktop
Eingabe von Darlehen in QuickBooks Desktop ist sehr ähnlich. Sie müssen ein Darlehenskonto wie oben beschrieben erstellen und dann einen etwas anderen Vorgang ausführen:
- Klicken Sie im Kontextmenü auf „Banking“ und „Schecks schreiben“
- Sie können dann den Namen des Zahlungsempfängers und den Rückzahlungsbetrag in die entsprechenden Felder eingeben
- Vergessen Sie nicht, das Zinselement für Ihre Darlehensrückzahlung zuzuweisen
- Sie können QuickBooks anweisen, die Zahlung in regelmäßigen Abständen automatisch einzugeben (z. B. für monatliche Zahlungen), wenn Sie auf „Bearbeiten“ und „Scheck speichern“ klicken
- Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, wenn Sie fertig sind
Warum Schulden in QuickBooks abschreiben?
Von Zeit zu Zeit kann ein Unternehmen sogenannte „Forderungsausfälle“ eingehen.“ Forderungsausfälle sind alle Schulden, die ein Kunde Ihnen legal schuldet, aber nicht bezahlen kann. Wenn Sie diese Schulden nicht einziehen können, stellt dies eine Belastung für Ihr Endergebnis dar und kann sich auf Ihre Rentabilität auswirken, wenn Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware eingeben.
Ihr Unternehmen kann jedoch auch die Abgrenzungsmethode der Rechnungslegung verwenden. Bei der periodengerechten Rechnungslegung meldet Ihr Unternehmen alle Einnahmen und Ausgaben für abgeschlossene und ausstehende Transaktionen (dh Sie melden Ihre Transaktionen sowohl in der Kreditorenbuchhaltung als auch in der Debitorenbuchhaltung). Mit QuickBooks können Sie die Accrual-Methode mit ihren vielseitigen Tools verwenden.
Wenn dies der Fall ist, können Sie Forderungsausfälle in vielen Fällen als Steuerabzug abschreiben, sodass Sie der Bundesregierung weniger Geld schulden als sonst.
Um diese Steuerabschreibung nutzen zu können, müssen Sie die von Ihnen gesendeten Rechnungen in QuickBooks als „uneinbringlich“ erfassen. Dies hilft Ihrem Nettoeinkommen, auf dem neuesten Stand zu bleiben, und gleicht Ihre Forderungen aus.
Wie beim Schreiben von Krediten mit QuickBooks gibt es zwei verschiedene Prozesse zum Abschreiben von Schulden: einen Prozess für Desktop-Benutzer und einen für QuickBooks Online-Benutzer.
Abschreibungen mit QuickBooks Desktop
- Gehen Sie zuerst zu „Listen“ und wählen Sie „Kontenplan“
- Wählen Sie „Konto“, dann „Neu“
- Wählen Sie „Aufwand“, dann „Weiter“
- Geben Sie einen neuen Kontonamen ein. Um die Dinge einfach zu halten, nennen Sie dies etwas Zutreffendes wie „Forderungsausfälle“ oder „Schuldenabschreibungen“
- Wählen Sie „Speichern und schließen“
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie ein neues Spesenkonto hinzugefügt, um alle Forderungsausfälle für Ihr Unternehmen zu verfolgen. Jetzt müssen Sie die in Ihrem QuickBooks-Konto erfassten unbezahlten Rechnungen schließen.
- Gehen Sie zu „Kunden“ und wählen Sie „Zahlungen empfangen“
- Geben Sie die Namen der Kunden, die Sie nicht bezahlen, in das Feld „Erhalten von“ ein
- Geben Sie dann den Zahlungsbetrag ein. Da Sie kein Geld sammeln, muss dies 0,00 $ betragen
- Wählen Sie „Rabatte und Gutschriften“
- Geben Sie den Betrag, den Sie abschreiben möchten, in das Feld „Rabattbetrag“ ein
- Wählen Sie das Konto aus, das Sie im ersten Schritt dieses Vorgangs im „Rabattkonto“ hinzugefügt haben
- Wählen Sie „Fertig“ und dann „Speichern und Schließen“
Da hast du es! Sie haben ein neues Konto erstellt, um unbezahlte Schulden zu bearbeiten, und die Transaktionen in Ihrem QuickBooks-Konto als uneinbringlich erfasst.
Abschreibungen mit QuickBooks Online
QuickBooks Online hat einen ähnlichen Prozess wie der, den Sie mit der Desktop-Version der Software verwenden würden. Sie müssen die Forderungen oder Rechnungen überprüfen, die Sie als Forderungsausfälle betrachten möchten, um zu beginnen.
- Gehen Sie zu „Berichte“
- Öffnen Sie einen Bericht „Debitorenbuchhaltung im Detail“
- Dort wird eine Liste der ausstehenden Forderungen angezeigt. Wählen Sie aus, welche Sie abschreiben möchten
Sie sollten ein Forderungsausfallkonto erstellen, wie in der Desktop-Version des obigen Prozesses beschrieben. Bei QuickBooks Online sollten die Schaltflächen, die Sie drücken müssen, mit denen des Desktops identisch sein.
Nachdem Sie ein forderungsausfallspezifisches Spesenkonto erstellt haben, können Sie einen neuen und nicht inventarisierten Artikel als Platzhalter für Ihre Forderungsausfälle erstellen. Dies zählt nicht als echter Artikel im Inventar Ihres Unternehmens, sondern wird benötigt, um den Buchhaltungsprozess auszugleichen.
- Gehen Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie „Produkte und Dienstleistungen“
- Wählen Sie „Neu“ und „Nicht inventarisiert“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms
- Geben Sie „Forderungsausfälle“ in das Namensfeld ein
- Wählen Sie „Forderungsausfälle“ aus dem Dropdown-Menü des Einkommenskontos
- Wählen“
An dieser Stelle müssen Sie nun eine Gutschrift für die Forderungsausfälle erstellen, damit diese korrekt erfasst werden.
- Wählen Sie „+Neu“ und dann „Gutschrift“
- Wählen Sie den Kunden aus dem Dropdown-Menü „Kunde“
- Wählen Sie „Forderungsausfälle“ aus dem Auswahlmenü „Produkt / Dienstleistung“
- Geben Sie den Betrag, den Sie abschreiben möchten, in die Spalte „Betrag“ ein
- Geben Sie „Forderungsausfälle“ in das Feld „Meldung auf Kontoauszug „Speichern und schließen“
Nachdem Sie nun eine Gutschrift für die Forderungsausfälle erstellt haben, können Sie die Gutschrift auf die betreffende(n) Rechnung(n) anwenden.
- Wählen Sie „Neu+“
- Wählen Sie „Zahlung empfangen“ im Dropdown-Menü „Kunden“ und dann den entsprechenden Kunden aus demselben Menü
- Wählen Sie die Rechnung, die Sie als Forderungsausfall markieren möchten, aus dem Abschnitt „Ausstehende Transaktionen“
- Wählen Sie die Forderungsausfallgutschrift aus dem Abschnitt „Gutschriften“
- Wählen Sie „Speichern und Schließen“
Ihre uneinbringliche Zahlungsforderung sollte nun unter der Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Forderungsausfallkonto erscheinen.
Möchten Sie alle Forderungen überprüfen, die Sie bisher als Forderungsausfälle markiert haben? Sie können dies mit QuickBooks Online tun, indem Sie zu „Einstellungen“ und dann zu „Kontenplan“ gehen und dann in der Spalte „Aktion“ Ihres Kontos für Forderungsausfälle „Bericht ausführen“ auswählen.
Zusammenfassung
Auch wenn es von Zeit zu Zeit etwas komplex werden kann, sind die Krediteingangs- und Schuldenabschreibungsprozesse von QuickBooks nützlich und ziemlich schnell durchzuführen, sobald Sie den Dreh raus haben. Natürlich, je mehr Sie Quickbooks verwenden, desto komfortabler werden Sie mit seinen Kontrollen sein und desto einfacher wird es sein, den Überblick über Ihre Ausgaben zu halten.
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