Eine Version dieses Blogbeitrags erschien zuerst in Philanthropy Front & Center New York.
Wenn Sie ohne die Extravaganz einer Gala Geld für einen guten Zweck sammeln möchten, kann eine Hausparty eine einfachere, intimere Alternative sein. Gehalten in jemandes Haus, in der Regel mit nicht mehr als 50 Teilnehmern, kann eine Fundraising-Hausparty Ihnen helfen, Tausende von Dollar innerhalb von nur wenigen Stunden zu erhöhen.
Was sind die wichtigsten Zutaten für eine erfolgreiche Hausparty? Der Autor, Community-Organisator und erfahrene Spendensammler Andy Robinson besuchte das Foundation Center-New York, um zu besprechen, was es braucht, um eine Hausparty zusammenzustellen, die viele Spenden einbringt und den Gästen eine großartige Zeit zeigt. Hier sind einige seiner Tipps aus dem Seminar „Bringing Down the House: Wie man eine Fundraising-Hausparty plant“.
Wo findet die Party statt?
Andy betonte, dass eine gute Hausparty kein großes oder luxuriöses Haus als Veranstaltungsort erfordert; was es erfordert, ist ein begeisterter Gastgeber. Wer sind die effektivsten Gastgeber? Sie werden sein:
- Begierig darauf, Ihren Gästen ihr Zuhause zu öffnen
- Bereit, ihre eigenen Freunde zur Party einzuladen
- Bereit, allen Teilnehmern das Gefühl zu geben, sich wohl zu fühlen
- Bereit, eine aktive Rolle im Planungsprozess zu übernehmen und nach Abschluss der Veranstaltung Dankesnotizen zu schreiben
- In der Lage, eigene Spenden an Ihre Organisation zu leisten
Diese werden die effektivsten Gastgeber sein, die Sie haben können.
Wie viele einladen?
Es ist am sichersten, davon auszugehen, dass ein großer Prozentsatz der Eingeladenen nicht erscheinen wird. Laden Sie also drei- oder viermal so viele Personen ein, wie Sie möchten. Eine Möglichkeit, die Show-Up-Rate zu erhöhen, besteht darin, Follow-up-Anrufe an jeden der eingeladenen Personen zu tätigen, nachdem die ersten Einladungen gesendet wurden. Außerdem sollte im Allgemeinen die Hälfte der Einladungsliste aus Kontakten der Organisation bestehen, und die andere Hälfte sollte Freunde des Gastgebers sein.
Was soll auf der Party passieren?
Andy empfiehlt, dass die Party nur ein paar Stunden dauern sollte, wobei der Großteil der Zeit mit informeller Geselligkeit verbracht wird und die kurze, formelle Spendenpräsentation vielleicht 45 Minuten nach der Party stattfindet. Sie möchten eine Art Verlockung, um Ihre Teilnehmer zur Party zu locken, sei es besonders gutes / interessantes Essen oder eine Art lokaler Berühmtheit, wenn möglich, ein interessanter Veranstaltungsort, wenn verfügbar, gute Musik oder eine Art Unterhaltung oder Aktivität, die für die Organisation relevant ist.
Auch unter der Menge sollte es eine kleine Handvoll Leute geben, die die Organisation repräsentieren; Diese Leute können Namensschilder tragen, Leute an der Tür begrüßen und Namen auf einem Anmeldeblatt sammeln, helfen, das Gespräch unter den Gästen zu erleichtern, und den Leuten danken, wenn sie am Ende der Nacht gehen.
Wann und wie sollen Spenden erbeten werden?
Es ist ratsam, sicherzustellen, dass die Gäste von Ihrer Spendenanfrage nicht überrascht werden, also machen Sie auf der Einladung deutlich, dass es sich um eine Spendenaktion handelt. Ausdrücke wie „Spenden dankbar angenommen“ oder „Bitte denken Sie daran, Ihre Scheckbücher mitzubringen“ funktionieren für diesen Zweck.
Sie haben auch die Möglichkeit, einen festgelegten Geldbetrag im Voraus im Vergleich zu einer offenen Anfrage anzufordern. Der Vorteil, im Voraus um eine festgelegte Spende zu bitten, besteht darin, dass Sie im Grunde wissen, wie viel Sie im Voraus sammeln werden, und sich auf der Hausparty etwas mehr entspannen können, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, dass Gäste abreisen, bevor Sie einen Beitrag leisten. Dieser Ansatz hat jedoch Nachteile, da der festgelegte Betrag für einige Teilnehmer oft entweder zu hoch oder weniger sein kann, als der Teilnehmer sonst angegeben hätte, wenn Sie die Aufforderung offen gelassen hätten.
In den meisten Fällen kann die Angabe eines Spendenbetrags dazu führen, dass Ihre Spendenaktionen weniger vorhersehbar sind, aber die Leute neigen oft dazu, auf diese Weise mehr Geld zu sammeln. Wenn es darum geht, Ihren Spendenaufruf während der Party zu tätigen, ist es eine gute Idee, zu warten, bis sich die Gäste 30-45 Minuten lang amüsiert haben, und dann alle auf die Präsentation aufmerksam zu machen.
Die „Frage“ kann vom Gastgeber gestellt werden oder von jemandem, der vom Gastgeber vorgestellt wird (manchmal kann ein Vorstandsmitglied eine gute Wahl sein), und die Präsentation sollte prägnant sein (wahrscheinlich nicht länger als eine halbe Stunde oder so), aber überzeugend und ansprechend – machen Sie viel Augenkontakt und erzählen Sie einige spezifische, inspirierende Geschichten über den Unterschied, den Ihre Organisation mit ihren Beiträgen machen kann. Es ist gut, ein Fundraising-Ziel für die Nacht zu setzen und die Gäste wissen zu lassen, wie viel von einem Beitrag es von jedem von ihnen brauchen würde, um dieses Ziel zu erreichen.
Führen Sie nach Abschluss Ihrer Anfrage eine Frage- und Antwortsitzung durch und verteilen Sie Körbe mit Umschlägen, in denen Gäste ihre Beiträge beilegen können. Danach, wenn die Leute wieder Kontakte knüpfen, können Sie die Spenden zählen und gegen Ende der Party bekannt geben, wie viel Sie mit ihrer Hilfe gesammelt haben. Denken Sie daran, Ihren Gästen zu danken, wenn sie gehen, und senden Sie ihnen auch Dankesnotizen, nachdem die Party vorbei ist!
Möchten Sie mehr erfahren?
- Sehen Sie sich ein Video von Andys vollständigem Seminar im Foundation Center New York an.
- Durchsuchen Sie unseren Bibliothekskatalog nach Büchern, die speziell für Hauspartys bestimmt sind, z. B. Morrie Warshawskis The Fundraising Houseparty. Versuchen Sie für Bücher / Artikel zu besonderen Ereignissen im Allgemeinen eine Themensuche nach „Fundraising Special Events“.
- In unseren Veranstaltungskalendern finden Sie weitere Programme zum Fundraising in unseren Regionalbüros und bei Partnern des Funding Information Network.
- Für weitere Ratschläge von Andy Robinson, besuchen Sie seine Website für Tipps, Workshop-Informationen und hilfreiche Bücher und Artikel, oder schauen Sie sich einen Videoclip von einem seiner Workshops an.