Dieser Artikel basiert auf Legacy-Software.
Einer der Vorteile von Outlook ist die Möglichkeit, Kalender mit anderen zu teilen. Kalender können freigegeben werden, um anderen den Zugriff zum Anzeigen zu ermöglichen, aber keine Änderungen vorzunehmen. Der Zugriff kann auch für andere Personen bereitgestellt werden, um Termine in Ihrem Kalender zu vereinbaren. Der Zugriff basiert auf Berechtigungen, die mit dem entsprechenden Abteilungspersonal festgelegt wurden.
Allgemeine Etikette-Tipps
Die folgenden Etikette-Tipps werden empfohlen, wenn Sie einen Termin im Kalender einer anderen Person planen. Einzelne Abteilungen haben möglicherweise auch Richtlinien zum Erstellen von Terminen im Kalender einer anderen Person.
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Stellen Sie die Zeit als vorläufig ein, damit der Kalenderbesitzer auf einen Blick erkennen kann, dass sich der Kalender geändert hat.
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Verwenden Sie das Dialogfeld Termin und fügen Sie eine kurze Notiz zum Termin hinzu (wie in einer telefonischen Nachricht). Das Hinzufügen von Kontaktinformationen als Teil dieses Hinweises kann angemessen sein, wenn der Kalenderinhaber die Person vor der Besprechung kontaktieren muss.
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Unterschreiben Sie die Notiz mit Ihren Initialen oder Ihrem Namen.
Freigabeoptionen
Outlook unterstützt zwei Methoden zum Freigeben von Kalendern (und anderen Outlook-Ressourcen). Dazu gehören:
- Freigabe für einige Benutzer außerhalb Ihrer Abteilung
- Freigabe für Mitglieder Ihrer Abteilung
Wenige Benutzer
Wenn Sie nur für wenige Benutzer außerhalb Ihrer Abteilung freigeben, können Sie Ihren Kalender am besten freigeben, indem Sie die entsprechenden Berechtigungen für Ihren Kalender festlegen. Lassen Sie den Benutzer dann im Menü den Befehl Datei “ Ordner anderer Benutzer öffnen “ auswählen.
Um anderen den Zugriff auf Ihren Kalender über den Befehl “ Andere Benutzer öffnen“ zu ermöglichen, müssen Sie ihnen Zugriff auf Ihren Kalender gewähren.
Mitglieder Ihrer Abteilung oder einer anderen Gruppe
Wenn Sie Kalender innerhalb Ihrer Abteilung oder einer anderen Gruppe freigeben, wählen Sie im Menü Datei den Befehl “ Ordner anderer Benutzer öffnen „. Berechtigungen können weiterhin pro Benutzer festgelegt werden und nicht alle Mitglieder der Abteilung müssen den Kalender sehen können.
Anweisungen zum Einrichten und Zugreifen auf freigegebene Kalender finden Sie unter Freigeben Ihres Kalenders für Abteilungsmitglieder.
Termine und freigegebene Kalender
Wenn Sie einen Termin im Kalender einer anderen Person vereinbaren, ist der Vorgang derselbe wie beim Vereinbaren eines Termins in Ihrem Kalender. Es wird empfohlen, das Dialogfeld Neuer Termin zu verwenden, damit Sie eine Notiz zum Termin hinzufügen können. Wenn Sie einen Termin in Ihrem Kalender festlegen, können Sie ihn als privat festlegen, damit andere, die Ihren Kalender anzeigen, die Details des Termins nicht sehen können. Weitere Anweisungen zum Vereinbaren von Terminen finden Sie unter Planen von Terminen.