Formelle E-Mails spielen eine entscheidende Rolle bei der klaren und fehlerfreien Kommunikation von Informationen in unserem geschäftlichen, beruflichen und persönlichen Leben. Egal, ob Sie sich nach einer Gelegenheit erkundigen, jemanden zu einer Veranstaltung einladen oder von einem Job zurücktreten, das Schreiben einer formellen E-Mail ist eine wesentliche Fähigkeit, die Sie kennen müssen.
In dieser Anleitung zum Schreiben einer formellen E-Mail unterteilen wir den Vorgang in einfache Schritte. Anschließend beschreiben wir das ideale formale E-Mail-Format und stellen eine Auswahl formeller E-Mail-Beispiele zur Verfügung, die Sie als Grundlage für Ihre Korrespondenz verwenden können.
Was ist eine formelle E-Mail?
Eine formelle E–Mail ist eine E-Mail, die Sie an eine Person (oder Gruppe von Personen) senden, die Sie nicht kennen, oder eine wichtige E-Mail, die Sie an eine Person in einer Autoritätsposition senden – zum Beispiel an Ihren Chef.
Das Schreiben einer formellen E-Mail ähnelt dem Schreiben eines formellen Briefes mit derselben Struktur, Begrüßung und Abmeldung. Sie sind frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern, geplant und mit einem klaren Zweck geschrieben.
Formelle E-Mails sind höflich, professionell und kommen direkt auf den Punkt. Sie konzentrieren sich zu 100% auf ein Ergebnis und lassen keinen Raum für Fehler oder Missverständnisse.
Einige Beispiele für formelle E-Mails sind:
- Stellen Sie sich einer professionellen Person vor, die Sie nicht kennen
- Beschwerde einreichen
- Rücktritt von einem Job
- Entschuldigung anbieten
Sie fragen sich vielleicht, warum wir in einer digitalen Welt immer noch formelle E-Mails benötigen?
Viele Organisationen und Einzelpersonen haben in der Tat dazu übergegangen, weniger formell zu kommunizieren. US-Forscher fanden jedoch heraus, dass dies zu Problemen am Arbeitsplatz führen kann, was zu dem beiträgt, was sie als wachsendes Risiko für „Unhöflichkeit“ bezeichnen. Organisationen, in denen Einzelpersonen formell, höflich und mit Respekt kommunizieren, sind weniger anfällig für Konflikte, sagen sie.
Formale E-Mails haben einige einflussreiche Freunde. Die Plain English Campaign fordert seit 1979 Klarheit in der Kommunikation. „Denken Sie daran, dass die Leute wahrscheinlich nicht beleidigt sind, wenn Sie zu formell sind, aber einige denken vielleicht, dass Sie unhöflich sind, wenn Sie zu informell sind“, raten sie.
Die Lösung? „Denken Sie immer an den Leser.“
Wir stimmen zu. Wenn Sie die Person kennen, an die Sie schreiben, haben Sie die Freiheit, informeller zu schreiben. Wenn Sie nicht wissen, dass die Person oder die Nachricht, die Sie senden, wichtig ist, seien Sie formell.
Wir haben bereits über die Bedeutung professioneller Kommunikation geschrieben. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Schreiben einer professionellen E-Mail.
Warum eine formelle E-Mail schreiben?
„Menschen neigen dazu zu glauben, dass sie effektiver über E-Mail kommunizieren können, als sie es tatsächlich können“, fanden Forscher der American Psychological Association heraus. In einer Studie aus dem Jahr 2005 führten sie eine Reihe von Experimenten durch und kamen zu dem Schluss, dass es schwierig ist, Emotionen und Ton über E-Mails zu vermitteln.
Der Grund? Aufgrund unseres eigenen „Egozentrismus“ können wir uns nicht von unserer Perspektive lösen und die eines anderen sehen.
Einfach gesagt, es kann leicht zu Missverständnissen kommen, wenn wir in unseren E-Mails zu freundlich oder informell sind. Der Tonfall ist möglicherweise auch nicht für die Kommunikation wichtiger Informationen geeignet.
Formelle E-Mails beseitigen das Potenzial für Missverständnisse und Falschdarstellungen. Es geht darum, die richtige geschäftliche E-Mail-Etikette zu beachten.
Eine formelle E-Mail hat einen klaren Zweck und behandelt den Leser mit Respekt. Es ist in einer Standardmethode geschrieben, die über Grenzen und Kulturen hinweg reist.
Das Schreiben formeller E-Mails kann jedem in der Wirtschaft zugute kommen, auch Führungskräften, sagt der einflussreiche Forbes-Kolumnist Benjamin Laker. E-Mails sollten Emotionen respektieren und mit Empathie geliefert werden. Am wichtigsten ist, dass Ihre E-Mail viel über Ihre „persönliche Marke“ aussagt. Wie wollen Sie wahrgenommen werden?
Eine gut geschriebene formelle E-Mail ist höflich und professionell, zwei starke Markenattribute, die Ihre Marke verbessern und den Geschäftserfolg steigern.
Formelles E-Mail-Format
Das Erstellen großartiger formeller E-Mails ist sehr einfach. Es gibt nur fünf Teile zum perfekten formalen Geschäfts-E-Mail-Format:
- Betreff
- Begrüßung
- Eröffnungszeilen & Hauptteil
- Schließen
- Abmelden
Jede Korrespondenz folgt der gleichen formalen E-Mail-Struktur, was bedeutet, dass Sie, sobald Sie sie beherrschen, keine Änderungen mehr vornehmen müssen.
Formelle E-Mail-Betreffzeile
Im Geschäft ist Zeit Geld, also fassen Sie sich kurz.
Ihre Betreffzeile sollte kurz und leicht verständlich sein. Sagen Sie Ihrem Leser genau, was in der Nachricht steht. Die ideale formale E-Mail-Betreffzeile ist ein paar Worte: „Urlaubsanfrage“, „Besprechungsanfrage“ oder „Kundenbeschwerde“ zum Beispiel.
Formale E-Mail-Betreffzeilen sollten auch nicht übermäßig freundlich oder lustig sein.
So starten Sie eine formelle E-Mail
Der formale Weg, um eine E-Mail zu starten, ist die Verwendung von ‚Dear‘.
Es mag altmodisch oder seltsam erscheinen, wenn Sie die Person kennen, aber es geht darum, einige Regeln zu befolgen, die wir seit Generationen verwenden, um formell zu kommunizieren. Dear ist eine formelle E-Mail-Anrede, die bis heute verwendet wird.
Wenn Sie das Geschlecht der Person kennen, können Sie ein sogenanntes Ehrenzeichen verwenden – Herr, Frau usw. – aber wir würden vorschlagen, einfach den vollständigen Namen zu verwenden, wenn Sie ihn haben. Dieser Rat scheint einigen älteren Leitfäden zum formalen Schreiben zu widersprechen, spiegelt jedoch umfassendere Veränderungen in der Gesellschaft wider.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine formelle E-Mail nicht öffnen, vermeiden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder stickig klingende Sammelbegriffe wie „An wen es sich handelt“.
Formelle E-Mail-Grüße ohne Namen
Angenommen, Sie machen sich Sorgen darüber, wie Sie eine formelle E-Mail schreiben, ohne den Namen zu kennen. In diesem Fall können Sie „Sehr geehrter Herr / Frau“ als geeigneten Ersatz verwenden. Dieser Ansatz ist auch praktisch, wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine formelle E-Mail an ein Unternehmen richten sollen.
Wenn Sie entscheiden, wie Sie eine formelle E-Mail an mehrere Empfänger starten, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Zum Beispiel können Sie das Team („Liebes Team“), kollektiv („Liebe alle“, „Liebe Kollegen“) oder für Veranstaltungen („Grüße“) ansprechen.
Sie können unsere Anleitung zum Starten einer E-Mail lesen.
Formale E-Mail-Öffnungszeilen
Es gibt keine standardmäßige formale E-Mail-Öffnung. Stattdessen müssen Sie entscheiden, was für die Kommunikation und den Kontext angemessen ist.
Wenn Sie die Person (oder Organisation), an die Sie schreiben, nicht kennen, ist es höflich, sich vorzustellen. Wenn Sie die Person jedoch kennen, müssen Sie dies nicht tun und können direkt in das Fleisch Ihrer Nachricht springen.
Nachfolgend finden Sie Beispiele für mehrere formale E-Mail-Eröffnungssätze. Wenn Sie weitere E-Mail-Intro-Inspiration benötigen, Lesen Sie unseren Artikel über die besten E-Mail-Eröffnungszeilen.
Wir raten davon ab, in einer formellen E-Mail leere Phrasen wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ zu verwenden. Solche Sätze sind Klischees, die einer Nachricht nichts hinzufügen, und Sie sollten sie vermeiden.
Formaler E-Mail-Text
Sie haben also den Empfänger engagiert und sich vorgestellt (falls erforderlich).
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, aber die formale E-Mail-Kommunikation sollte dem Pyramidenprinzip folgen. Das Pyramidenprinzip wurde von einer führenden Führungskraft bei McKinsey entwickelt und besagt, dass Sie zuerst mit der Antwort beginnen und die Informationen darunter strukturieren sollten, um Ihre Argumentation zu unterstützen.
In einer formellen E-Mail möchte der Empfänger wissen, worum es in der Nachricht geht und warum er sich darum kümmern sollte. Also, sag es ihnen!
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, wie wir einige Beispiele behandeln. Wir zeigen auch, wie Sie eine formelle E-Mail beenden, einschließlich gängiger formeller E-Mail-Schlusssätze.
Formelle E-Mail-Abmeldung
Eine formelle E-Mail-Endung verwendet eine bestimmte Endung (oder eine Verabschiedung, um ihr ihren formellen Namen zu geben). Die Leser werden mit den formalen Möglichkeiten zum Beenden einer E-Mail vertraut sein (und diese erwarten).
In den meisten Fällen verwenden Sie die formelle E-Mail-Endung „Mit freundlichen Grüßen“, wenn Sie den Namen der Person kennen, an die Sie schreiben.
Wenn Sie dies nicht tun (oder beispielsweise an eine Gruppe von Personen schreiben), beenden Sie eine formelle E-Mail normalerweise mit „Mit freundlichen Grüßen“.
Es gibt jedoch Änderungen beim formellen Beenden einer E-Mail. Beispiele für akzeptable formale Endungen sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Grüße“ und „Mit den besten Wünschen“.
Der beste Weg, eine formelle E-Mail zu beenden, hängt von der Person, dem Kontext und dem, was Sie kommunizieren, ab. In den meisten Fällen würden wir vorschlagen, entweder bei „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ zu bleiben.
Haben Sie Schwierigkeiten, ein passendes Ende zu finden? Lesen Sie unsere ausführliche Anleitung zum Beenden einer E-Mail.
Formale E-Mail-Beispiele
Um die obigen Punkte zu veranschaulichen, haben wir eine Auswahl formeller E-Mail-Schreibbeispiele für Situationen erstellt, in denen Sie möglicherweise auftreten.
Es kann zwar hilfreich sein, ein Beispiel für eine formelle E-Mail anzuzeigen, wir empfehlen jedoch nicht, diese auszuschneiden, einzufügen und selbst zu verwenden. Sie sollten jede formelle E-Mail an Ihre spezifischen Umstände anpassen. Verwenden Sie diese stattdessen als wesentlichen Leitfaden, um das Verständnis zu verbessern, bevor Sie Ihre eigenen erstellen – oder verwenden Sie Flowrite, um Ihre E-Mails für Sie zu schreiben.
Formelle Einführungs-E-Mail
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie sich formell vorstellen möchten. Sie können sich beispielsweise nach einer freien Stelle oder einer Forschungsmöglichkeit erkundigen oder jemanden kontaktieren, den Sie um Rat fragen möchten. Wenn Sie Probleme haben, sich formell per E-Mail vorzustellen, ist dies genau das Richtige für Sie.
Schauen Sie sich unsere formale Einführung E-Mail-Beispiel unten für ein Beispiel.
Ich bin ein Student im dritten Jahr an der Universität Oxford. Ich kontaktiere Sie, um Zugang zu Ihrer Online-Reihe von Tutorials anzufordern. Ich bin fasziniert, Ihnen zuzuhören und von Ihnen zu lernen, und glaube, dass diese Ressourcen mein aktuelles Studium unterstützen würden.
Wenn Sie bereit sind, mir Zugang zu gewähren, kontaktieren Sie mich bitte hier mit den Details. Ich erwarte Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen,
Sarah Thomas
Formelle Dankeschön-E-Mail
Nach exzellentem Service oder Support ist es höflich, Ihre Wertschätzung zu zeigen, aber wie können Sie sich in einer formellen E-Mail bedanken?
In diesem formellen Dankeschön-E-Mail-Beispiel zeigen wir, wie Sie eine persönliche und positive Antwort erstellen, die innerhalb einer Organisation und extern mit anderen Kunden oder Kunden geteilt werden kann.
Ich möchte Ihnen für die Gastfreundschaft danken, die Sie kürzlich bei einem Aufenthalt in Ihrer Unterkunft gezeigt haben. Mein Partner und ich haben eine fantastische Pause genossen und möchten uns bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern für all Ihre harte Arbeit bedanken.
Bitte erweitern Sie meine herzlichsten Grüße an Ihre Mitarbeiter. Wir werden uns freuen, in der Zukunft wieder zu kommen.
Mit freundlichen Grüßen,
Sarah Thomas
Formelle Rücktritts-E-Mail
Wenn Sie von einem Job zurücktreten, ist es wichtig, dass Sie eine formelle Rücktritts-E-Mail senden. Der Rücktritt benachrichtigt nicht nur Ihren Arbeitgeber, dass Sie gehen, sondern dient auch als Nachweis für Ihr Rücktrittsdatum.
Eine formelle E–Mail-Kündigung kann kurz sein – in einigen Fällen nur eine Zeile. Wie Sie jedoch in diesem Beispiel für eine formelle Rücktritts-E-Mail sehen werden, haben wir uns die Zeit genommen, unserem Arbeitgeber unsere Wertschätzung zu zeigen.
Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich von meiner Position als Marketingleiter zurücktrete.
Ich möchte Ihnen für die Gelegenheit danken, in der Organisation zu lernen und mich zu entwickeln, und ich habe meine Zeit hier genossen. Ich bin bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um die Ernennung meines Nachfolgers zu unterstützen.
Sie können mich hier jederzeit kontaktieren, um meine Unterstützung oder Details zu besprechen, die Sie von mir benötigen, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Mit freundlichen Grüßen,
Steve Welch
Formelle Einladungs-E-Mail für eine Veranstaltung
Hier ist ein Beispiel für eine formelle Einladungs-E-Mail, die an eine Gruppe von Kollegen gesendet wurde. Jede formelle Einladungs-E-Mail sollte eine klare Betreffzeile, alle Details zur Veranstaltung (einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort) und die Möglichkeit einer RSVP enthalten.
Hier ist eine formelle Einladungs-E-Mail für eine Abendveranstaltung bei Business.
Ich möchte Sie zu einer Veranstaltung einladen, die wir für Steve Welch, unseren Marketingleiter, der am 12. Die Veranstaltung findet zwischen 7 pm – 12 pm am 12 Dezember statt.
Die Anzahl ist begrenzt und die Gäste müssen sich vor der Veranstaltung anmelden, um ausreichend Platz und Erfrischungen zu gewährleisten.
Wenn Sie teilnehmen möchten, RSVP an diese E-Mail mit allen diätetischen Anforderungen. Wenn Sie nicht teilnehmen können, Wir empfehlen Ihnen, Ihre Unterstützungsbotschaften an Steve zu senden, bevor er geht, um seine neue Rolle zu beginnen.
Grüße,
Mandy Smith
Formelle Beschwerde-E-Mail
Wenn Sie einen schlechten Service erhalten haben oder von einem Produkt enttäuscht sind, kann eine formelle Beschwerde-E-Mail das Bewusstsein für Ihre Probleme schärfen. In formellen E-Mails ist es wichtig, Fakten anzugeben, aber nicht übermäßig emotional zu werden.
Hier ist ein Beispiel für eine formelle Beschwerde-E-Mail.
Ich kontaktiere Sie, um mich über den Service zu beschweren, den ich am 12 September erhalten habe. Ihr Personal war unhöflich und unkommunikativ während meines Besuchs.
Ich bin ein langjähriger Nutzer Ihrer Dienste und war enttäuscht, dass Sie bei dieser Gelegenheit Ihren typisch hohen Standards nicht gerecht wurden.
Ich möchte um eine formelle Entschuldigung bitten und erfahren, was Sie vorhaben, um dies in Zukunft zu vermeiden.
Mit freundlichen Grüßen,
Steve Roberts
Formelle Entschuldigungs-E-Mail
Das Verfassen einer formellen Entschuldigungs-E-Mail kann eine Herausforderung sein, aber das Eingeständnis, dass ein Fehler gemacht wurde, ist entscheidend, um den Schaden zu begrenzen und eine Beziehung wiederherzustellen.
Hier ist ein formelles Entschuldigungs-E-Mail-Beispiel eines Unternehmens, das sich mit einem Kunden befasst, der eine Beschwerde eingereicht hat.
Mein Name ist Ryan Davies und ich bin Kundendienstmitarbeiter bei XXX. Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um mich offiziell für den Service zu entschuldigen, den Sie am 12 September 2021 erhalten haben.
Leider haben wir bei dieser Gelegenheit unsere hohen Standards nicht erreicht. Wir haben mit allen beteiligten Teammitgliedern gesprochen und die Bedeutung des Kundendienstes bekräftigt. Ich möchte Ihnen versichern, dass dies nicht wieder passieren wird.
Sie können mich direkt kontaktieren, wenn Sie Ihre Beschwerde weiter besprechen möchten. Wir haben einen Gutschein für £ 10 beigefügt, den Sie bei Ihrem nächsten Besuch verwenden können, um unsere Wertschätzung zu zeigen.
Mit freundlichen Grüßen,
Ryan Davies
Möchten Sie bessere formelle E-Mails schreiben? Versuchen Sie Flowrite
Das Schreiben formeller E-Mails ist einfach, wenn Sie unserem Prozess folgen. Die in diesem Blogbeitrag enthaltenen formellen E-Mail-Vorlagen sollten einen Leitfaden bieten, sollten jedoch immer an Ihre spezifischen Umstände angepasst und aktualisiert werden. Es gibt jedoch einen noch einfacheren Weg. Flowrite ist ein KI-Schreibwerkzeug, das kurze Anweisungen in versandfertige E-Mails und Nachrichten umwandelt. Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, die richtigen Worte für das Schreiben formeller E–Mails zu finden, kann Flowrite Ihnen beim Einstieg helfen und Inspiration bieten – oder sogar die gesamte E-Mail mit einem Klick für Sie schreiben. Wie Sie dem folgenden Beispiel entnehmen können, genügt ein Klick auf die Schaltfläche.
Fragen Sie sich immer noch, wie Sie eine formelle E-Mail senden können? Hoffentlich nicht. Wenn Sie das nächste Mal eine formelle E-Mail schreiben, denken Sie einfach an diese Beispiele und Sie können mit Zuversicht kommunizieren.