Übergang von einem Facebook–Profil zu einer Seite – Navigieren in sozialen Medien als Beamter

Social Media ist eine großartige Möglichkeit für Beamte und Regierungsbehörden, mit der Öffentlichkeit zu kommunizieren. Wie Sie vielleicht bereits wissen, werden diese Mitteilungen als Teil der öffentlichen Aufzeichnung betrachtet. Aber wussten Sie, dass die Verwendung eines Facebook-Profils zum Teilen von Informationen die Zugänglichkeit dieser Mitteilungen rechtswidrig einschränken und Ihre Fähigkeit einschränken kann, die Anforderungen an öffentliche Aufzeichnungen zu erfüllen? Wenn Sie offizielle Geschäfte machen, müssen Sie diese auf einer offiziellen Seite durchführen. Verwirrt? Du bist nicht allein. Lesen Sie weiter, um den Unterschied zu verstehen und wie Sie Facebook effektiv und konform nutzen können.Facebook-Profil

Profile und Seiten sind nicht dasselbe

Zuerst müssen Sie die Unterschiede zwischen einem Facebook-Profil und einer Facebook-Seite verstehen. Menschen verwenden diese Begriffe oft synonym, aber sie unterscheiden sich tatsächlich stark darin, wie auf sie zugegriffen und verwendet wird. Ein Profil repräsentiert eine einzelne Person, hat Freunde und kann einigen Personen Inhalte anzeigen, während sie vor anderen verborgen werden. Eine Seite repräsentiert eine Entität wie ein Unternehmen, eine Regierung oder ein öffentliches Amt. Seiten sind von Natur aus öffentlich, und der Inhalt von Seiten kann von jedem angesehen werden, auch von Personen ohne eigene Facebook-Konten.

Der Hauptunterschied besteht darin, wer den Inhalt anzeigen und darauf zugreifen kann. Die Sichtbarkeit von Profilbeiträgen ist häufig auf die Freunde dieses Profils beschränkt, und kann weiter nur auf bestimmte Freunde beschränkt werden. Beiträge auf Seiten können von jedem angezeigt werden. Die einzige Möglichkeit, eine Seite privat zu machen, besteht darin, die Veröffentlichung vollständig aufzuheben. Facebook schränkt auch die Arten von Inhalten ein, die in einem Profil erfasst und archiviert werden können, Dies kann es nahezu unmöglich machen, Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen in Bezug auf Kommentare oder Direktnachrichten zu erfüllen, Beide gelten in den meisten Staaten als öffentliche Aufzeichnungen.

Andererseits ermöglichen Seiten den öffentlichen Zugriff auf und die Archivierung von Beiträgen, Kommentaren, Kommentarantworten, Fotos, Videos, Live-Videos, Direktnachrichten und mehr. Jeder kann Seiteneinträge anzeigen, auch solche ohne Facebook-Konto, und es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Personen, die einer Seite folgen können.

Die Umstellung Ihres Profils auf eine Seite hat über die Compliance hinaus weitere Vorteile:

Die Vorteile der Verwendung einer Seite für die offizielle Kommunikation gehen über den öffentlichen Zugang und die Rechenschaftspflicht hinaus. Die Seitenverwaltung ist auch für Sie und Ihre Organisation einfacher:

• Sie können anderen Benutzern in Ihrer Organisation entsprechende Seitenrollen zuweisen, um die Verantwortung für die Seitenpflege einfach zu teilen. Ein Profil stellt eine Person dar und kann ohne riskante gemeinsame Anmeldungen nicht von anderen verwaltet werden.
• Sie können die Verwaltung Ihrer Seite problemlos übertragen, wenn Mitarbeiter- oder Büroumsätze auftreten.
• Sie können Autorespons für häufig gestellte Fragen einrichten, die über Facebook-Nachrichten empfangen werden.
• Mithilfe der Seitenverwaltungs- und Berichtsfunktionen können Sie sehen, welche Beiträge die meisten Interaktionen und demografischen Informationen Ihrer Besucher generieren.
• Sie können Beiträge an den Anfang Ihrer Timeline anheften, um sicherzustellen, dass sie für Ihre Follower im Vordergrund stehen (dies ist in einem Profil nicht möglich).
• Sie können Ihr Profil weiterhin behalten! Verpflichten Sie sich einfach, es für Ihr persönliches Leben und nicht für Ihr offizielles Geschäft zu verwenden.

Sie können eine Seite in wenigen Minuten erstellen

Was tun Sie also, wenn Sie bereits eine Fangemeinde in Ihrem Profil haben, aber jetzt die Notwendigkeit erkennen, Ihre Kommunikationspraktiken in Übereinstimmung zu bringen und die zusätzlichen Vorteile der Verwendung einer Seite zu nutzen? Facebook bietet keine Ein-Klick-Lösung mehr zum Konvertieren eines Profils in eine Seite, aber Sie können diese vier einfachen Schritte ausführen, um eine Seite zu erstellen und Ihre Freunde einzuladen, ihr zu folgen.

So erstellen Sie eine Seite:

1. Loggen Sie sich in das Facebook-Profil ein, das Sie konvertieren möchten, und klicken Sie auf Seite erstellen.
2. Geben Sie einige grundlegende Informationen zu Ihrer Seite ein: Name, Kategorie und optionale Beschreibung.
3. Überprüfen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Seite erstellen.
4. Lade deine Freunde ein, deine neue Seite zu liken oder ihr zu folgen.

Was passiert als nächstes?

• Wenn Sie auf Seite erstellen klicken, bleibt Ihr Profil intakt, aber Sie haben jetzt auch eine Seite.
• Die eingeladenen Freunde werden über die neue Seite informiert.

Schulung der Benutzer zur Interaktion mit Ihrer Seite anstelle Ihres Profils

Nachdem Sie die mechanischen Schritte abgeschlossen haben, müssen Sie noch ein wenig weiter gehen, um sicherzustellen, dass Ihre Seite von Ihren Wählern angenommen wird. Hier sind einige zusätzliche Tipps für einen reibungslosen Übergang von einem persönlichen Profil zu einer offiziellen Seite:

• Erstellen Sie einen Beitrag in Ihrem Profil, in dem Sie die Änderung ankündigen und die Follower anweisen, sich in Zukunft mit der neuen Seite zu beschäftigen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Link zur neuen Seite einfügen.
• Erstellen Sie eine vorgefertigte Antwort, mit der Sie auf offizielle Nachrichten antworten können, die an Ihr Profil gesendet wurden, und leiten Sie den Messenger auf Ihre Seite. Sie können zwar keine automatischen Responder für ein Profil einrichten, Diese können Sie jedoch für den einfachen Zugriff in einer beliebigen Text-App speichern. Hier ist ein Beispiel:
  • „Hallo! Um die Transparenz zu fördern und das Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen einzuhalten, werde ich nur auf Nachrichten über öffentliche Geschäfte über meine offizielle Seite antworten. Bitte kontaktieren Sie mich hier:
• Erstellen Sie einen angehefteten Beitrag auf Ihrer Seite, der den Wechsel erklärt (Anerkennung für Ihre Transparenz!)
• Aktualisieren Sie den Namen, das Profilfoto und die Details für Ihre neue Seite. Diese werden aus dem Profil kopiert und müssen möglicherweise für Ihr Profil aktualisiert werden.
• Wenn das Profil, das Sie gerade konvertiert haben, ein Dummy-Konto war, fügen Sie auf der neuen Seite unbedingt Ihr echtes Profil als Administrator hinzu, um den Zugriff nicht zu verlieren (siehe Facebook-Hinweis: Dummy-Konten für Details).
• Wenn Sie unterwegs Hilfe benötigen, Facebook für Regierung, Politik & Advocacy in Nordamerika kann helfen!

Es ist deine Zeit wert, und es ist das Gesetz!

Als Beamter ist die Reaktion auf die Wähler ein kritischer Teil Ihrer Arbeit. Dies auf transparente und dokumentierte Weise zu tun, liegt in Ihrer Verantwortung. Die korrekte Verwendung von Facebook schützt Sie vor rechtlichen Risiken und hilft Ihnen, die Menschen zu erreichen, denen Sie dienen. Wenn Sie Hilfe benötigen, schauen Sie sich die zusätzlichen Ressourcen unten an oder wenden Sie sich an uns.

Interessieren Sie sich für zusätzliche Ressourcen für Beamte in sozialen Medien? Schauen Sie sich unsere Webinar-Wiederholung an, ‚Social Media für gewählte Beamte: Was ist persönlich & Was ist öffentlich?‘ und erfahren Sie mehr über unsere Facebook-Archivierungssoftware.