e-mail kan være en hård ting at administrere. I et arbejdsmiljø er det bydende nødvendigt, at du holder en organiseret indbakke for at opretholde effektiviteten. En rodet indbakke kan vise sig at være en temmelig enorm smerte, især når du er tvunget til at rulle gennem bjerge af ældre e-mails, som du muligvis ikke længere har brug for. På et tidspunkt, disse ældre e-mails kan have tjent et formål, men er siden blevet til yderligere forhindringer, når de leder efter en bestemt e-mail. En indbakke fyldt med spam kan virkelig fjerne din evne til at administrere dit e—mail—bibliotek, og selvom der er masser af måder at forhindre, at din e-mail kommer på yderligere spam-lister-vi anbefaler at sende din e-mail anonymt-skal du stadig rydde de gamle spam-beskeder, der fandt vej ind i din indbakke i første omgang.
for at undgå meget tidsforbrug vil jeg ikke anbefale at forsøge at slette alle dine ældre e-mails manuelt. I stedet, takket være hjælp af filtre, vil du være i stand til at slippe af med disse e-mails meget hurtigere. Ved at oprette et filter kan du slette gamle meddelelser baseret på en bestemt tidsramme. Det eneste problem, jeg kan se med at bruge filtre, er, at de kun gælder for nyligt modtagne meddelelser. Du kan anvende filtre i fremtiden for at sikre, at pileup ikke forekommer for anden gang, men hvad med de e-mails, der fylder din indbakke nu?
automatisk sletning af gamle e-mails i Gmail
der er et par ting at dykke ned i, når det kommer til at befri dig selv for de ældre, ikke længere nødvendige e-mails, der plager din Gmail-indbakke. Jeg vil gennemgå, hvordan du konfigurerer dine filtre, anvender dem til fremtidig brug, og hvordan du kan slippe af med alle de nuværende gamle e-mails ved hjælp af Gmail-tilføjelsen, Email Studio.
opsætning af dine filtre
første ting er først, lad os oprette dine filtre.
til at begynde:
- Log ind på din Gmail-konto med de krævede legitimationsoplysninger.
- find tandhjulsikonet. Dette er Gmail-indstillingsmenuen og kan findes i øverste højre hjørne af vinduet. Klik på dette ikon, og vælg derefter Indstillinger i rullemenuen.
- klik over til fanen “Filtre”, og klik derefter på Opret et nyt filter.
- i indtastningsfeltet “har ordene” skal du indtaste følgende – older_than:hvor “H” er tidsrammen for de meddelelser, du vil blive slettet. Dette vil være et tal efterfulgt af et brev. De følgende bogstaver vedrører tidsrammen. Du bliver nødt til at bruge “d” i flere dage, “V” i uger og “m” i flere måneder. Et eksempel ville være older_than: 3d, hvis du ønskede at slette e-mails, der er ældre end tre dage.
- klik derefter på Opret filter med denne søgeknap.
- Udfyld felterne mærket “slet det” og “anvend også filter til” med et flueben ved at klikke på dem.
- endelig skal du klikke på Opret filter for at se alle dine ældre e-mails, baseret på den dato, du lige har angivet, flytte fra din indbakke til din papirkurvmappe.
når meddelelser slettes i Gmail, forsvinder de ikke øjeblikkeligt fra eksistensen. I stedet kan du finde dem i din Papirkurvmappe. Dette betyder, at disse e-mails stadig tæller med din samlede datakapacitet. For at befri dem i deres helhed kan du enten vente på, at Gmail automatisk sletter dem efter 30 dage eller sletter dem alle nu selv. For at udføre sidstnævnte skal du klikke på papirkurven og derefter klikke på linket Tøm papirkurv nu.
Filter til fremtidig sletning (Re-application)
titlen på denne artikel handler om automatisk sletning. Desværre kan filtre ikke udløses automatisk. Du bliver nødt til at gå tilbage og igen anvende filteret til din nuværende indbakke.
for at genanvende et filter:
- gå tilbage til dine indstillinger ved at klikke på tandhjul/tandhjulsikonet øverst til højre i Gmail-vinduet og vælge Indstillinger fra rullemenuen.
- Klik på fanen “Filtre”.
- da du allerede har oprettet et filter tidligere, kan du nu klikke på Rediger, som er placeret ved siden af det pågældende filter. Hvis du tidligere har oprettet flere filtre, kan du nemt finde den, du ønsker, da kriterierne for hvert filter vises.
- Klik på Fortsæt i det afsnit, der vises med dine søgekriterier. Det vil være en skærm, der ligner den, der dukkede op, da du opsatte det originale filter.
- anvend igen et flueben på feltet ud for “Anvend også filter til.”
- denne gang skal du klikke på Opdater filter for at aktivere filteret. Alle dine ældre e-mails, indstillet til den angivne tidsramme, bliver nu ført væk til papirkurven.
Email Studio
Email Studio kommer med en fiks funktion, der automatisk sletter alle dine ældre e-mails fra en bestemt afsender eller dem, der findes i en bestemt mappe. Den indbyggede Auto-Purge-funktion hjælper med at holde din Gmail-postkasse langt mere organiseret, hvilket fører til et mere effektivt arbejdsmiljø.
med E-mail Studio kan du arkivere og anvende “Marker som læst” på alle e-mails, der i øjeblikket er i din indbakke, der har været der i over tre måneder. Det giver dig også mulighed for permanent at fjerne alle e-mails fra din papirkurv og Spam mapper automatisk efter to dage. Som en ekstra ekstra bonus, Auto-Purge inkluderer en e-mail-afmeldingsfunktion, der kan hjælpe dig med nemt at fjerne din e-mail-adresse fra nogen af disse irriterende nyhedsbreve. Der er også meget mere tilføjelsen er i stand til, men jeg føler, at de allerede nævnte fremhæver nøjagtigt, hvad vi har brug for til denne artikel.
basispakken er gratis at bruge, men for at få mest muligt ud af produktet tilbydes en premium-version til en årlig pris på $29. Opgraderingen giver dig mulighed for at oprette flere sæt rensningsregler og inkluderer en e-mail-planlægger, speditør og en auto-responder.
Opsætning og aktivere automatisk rensning i Gmail
det første, du skal gøre, er naturligvis at hente og installere e-mail Studio-tilføjelsen. Når det er opnået, kan du se e-mail Studio-ikonet til højre sidepanel, når du åbner en af dine Gmail-e-mail-meddelelser.
at bruge det:
- Åbn e-mail Studio-tilføjelsen, og log ind ved hjælp af din Gmail-konto.
- du vil se en liste over muligheder. Fra disse muligheder skal du vælge værktøjet “e-mail-oprydning”.
- klik derefter på Tilføj ny regel for at oprette en regel (ligesom hvad du gjorde med filtrene).
- der er to dele til opsætning af en regel – du skal angive en betingelse og derefter en handling. Tænk “årsag og virkning”. Handlingen udløses, når den angivne betingelse er opfyldt.
- for at indstille en betingelse kan du bruge avancerede søgeparametre i Gmail som f.eks. Brug disse til at hjælpe dig med at finde det nøjagtige match op til de Gmail-e-mails, du vil arkivere, sende til papirkurven, eller flyt til en anden mappe.
- når en regel er oprettet, skal du klikke på knappen Gem. E-mail Studio fungerer nu i baggrunden og udfører en kørekontrol hver time, der udfører den angivne handling, når en e-mail opfylder de betingelser, der er knyttet til den. Du behøver ikke at gøre noget manuelt overhovedet.