hvis du vil skrive effektive procedurer, er der nogle specifikke planlægningsaktiviteter, der vil resultere i bedre og mere nyttige procedurer.
ny udgivelse af “hvordan man skriver en politikker og Procedurer Manual” er nu tilgængelig i e-bog PDF – Format
de tre trin Procedure skriveproces
grundlæggende er de råd, jeg har for at skrive effektive procedurer, det samme råd, jeg ville give nogen, der påtager sig nogen form for skriveprojekt — fra et college — semesteropgave til en roman, et forretningsbrev, eller en procedure; håndværk skriveprojektet ved at arbejde gennem en proces, der inkluderer tre faser: plan-udkast-revision.
omfattende forskning har vist, at skriveprojekter af enhver art har tendens til at være vellykkede, når forfattere bruger procesmetoden og deltager i en eller anden form for aktivitet fra alle disse tre faser. Typen af aktivitet behøver ikke altid at være den samme — den skal være passende til typen af skriveprojekt og forfatterens personlige præferencer. Men det er klart, at succesfulde forfattere gør en form for planlægningsaktivitet, før de udarbejder deres arbejde, og så deltager de i revisionsaktivitet.
i denne artikel lad os dække det første trin i processen — planlægning. Generelt består planlægning af aktiviteter som forskning, brainstorming, diagrammer/skitsering, refleksion og friskrivning (strøm af bevidsthedsskrivning som en ide generation eller refleksionsaktivitet). Hvis du vil skrive effektive procedurer, er der nogle specifikke planlægningsaktiviteter, der vil resultere i en bedre og mere nyttig procedure.
planlægning af en god Procedure betyder forståelse af processen
en vigtig planlægningsaktivitet til skrivning af effektive procedurer er at forstå den proces, som proceduren vil dokumentere. Det starter med forskning eller med andre ord Indsamling af information. Dette vil omfatte at gøre ting som samtale proces ejere og proces Gørere. I tekniske skriftlige termer er de emnet eksperter. Det er dem, der kender og forstår processen, og en stor del af informationen skal komme fra dem.
alle oplysninger bør dog ikke komme fra dem, der er direkte involveret i processen. En anden vigtig informationskilde bør undersøge aktuelle og forældede dokumenter relateret til processen (gamle procedurer, relaterede procedurer på andre områder af organisationen, produktspecifikationer, kundekrav osv.). Der kan du finde nøgleoplysninger om den proces, der skal bevares eller måske endda gendannes.
forskning skal også udføres uden for organisationen. Er der information tilgængelig fra eksperter eller fra branchens ledere om bedste praksis vedrørende processen eller relaterede aktiviteter? Læring og inkorporering af bedste praksis (ændret efter behov for bedst at passe til den unikke organisation) bør være et centralt mål for at dokumentere enhver proces, men det kræver en indsats for at lokalisere og inkorporere denne form for information.
Lær attributter for Process succes
når du arbejder på at forstå processen, skal du sørge for at identificere og forstå de vigtigste aspekter af processen.
Processkabelon til Skriveprocedurer
dette inkluderer følgende:
input: Hvem er leverandørerne (eksterne eller interne)? Hvad er input og hvilket format (for eksempel) skal de være i? Er der kritiske stier og timing, der er afgørende for at modtage input? Når du arbejder på at forstå processen, skal du sørge for at identificere og forstå de vigtigste aspekter af processen.
aktiviteter: Hvad er de vigtigste aktiviteter, der skal udføres for at omdanne input til de nødvendige output? Hvad er tidslinjer og kronologiske komponenter? Hvem er de vigtigste aktører? Prøv at identificere overdreven affald eller lager og unødvendige forsinkelser; hvad kan være potentielle løsninger på disse procesproblemer?
output: Hvad er det ultimative punkt i processen? Hvem er kunderne (eksterne eller interne)? Hvad er kravene til output? Hvilke kriterier relateret til output kan hjælpe med at afgøre, om processen er vellykket og/eller i kontrol?
mål og mål: mål og mål hjælper med at afgøre, om en proces er effektiv og effektiv. Ballistiske processer kører på og uden nogen refleksion eller opmærksomhed på, hvor godt processen fungerer. Ingen ved, om processen når mål. Er det sådan, du vil have din virksomhed eller afdeling til at køre? Kontrollerede processer har klart definerede mål, målinger, der vedrører målene, og regelmæssige anmeldelser af præstations-og forbedringsindsats. Forskning bør hjælpe med at definere mål ved at lære proces kapaciteter og ved at lære, hvor godt branchens ledere klarer sig på disse områder (bænk-mærkning).
kommunikation: mangel på nyttig, meningsfuld kommunikation er et alvorligt problem i mange organisationer, og måske er det en af de større hindringer for succes. De af os, der arbejder i organisationer, ser det hele tiden: Salg ved ikke, hvad Marketing gør, produktion ved ikke, hvad produktdesign gør, og omvendt. Denne mangel på kommunikation fører til dyrt affald og omarbejdning, samt til meget uproduktiv sidste minuts scrambling. At identificere den nødvendige kommunikation og opbygge den i processen kan føre til betydelige forbedringer på dette område.
skriv effektive procedurer
når informationsindsamlingen er afsluttet, kan du ved hjælp af værktøjer som proceskort, rutediagrammer, konturer og værdistrømme præsentere oplysningerne i et meningsfuldt format, der belyser proces, produkt og/eller informationsstrøm. Det betyder ikke rigtig noget, hvilken metode der anvendes, så længe det er nyttigt og meningsfuldt for dem, der fører og udfører dokumentationsprocessen (skrivning).
så hvis du starter et skriveprojekt af nogen art, herunder at skrive en procedure, og den første ting du gør er at sætte dig ned ved tastaturet for at begynde at skrive dokumentet, så laver du en alvorlig fejl. Oprettelse af et dokument skal komme naturligt ud fra det, du har lært fra planlægningsfasen. At springe direkte til udarbejdelse sikrer næsten, at dit skriveprojekt ikke bliver en succes.