at vide, hvordan man skriver en venlig påmindelses-e-mail, er et af de bedste værktøjer til at være effektiv med din tid. Det er perfekt til at skubbe folk om kommende møder, ubesvarede betalinger, jobansøgninger, vigtige begivenheder og meget mere.
men for at komme på tværs som venlige og hjælpsomme, i stedet for utålmodig og nøjeregnende, er du nødt til at lande på den rigtige tone og timing.
hvis du får begge dele rigtigt, kan en e-mail-påmindelse faktisk være en lettelse for modtagerne, når ugen bliver pakket. Ingen kan lide at gå glip af deadlines eller omlægge møder. Men da 31% af befolkningen siger, at den bedste arbejdsdag ville være en dag uden at svare på e-mails, er meddelelser bundet til at gå tabt eller glemt.
i hver påmindelse skal modtageren vide nøjagtigt, hvad e-mailen er til, hvad de skal gøre, og hvornår. En velskrevet påmindelse vil skære ned på antallet af ubesvarede aftaler og frister. Det får dig også til at se proaktiv og professionel ud uden at være nøjeregnende. Sådan gør du det.
skrivning af en venlig påmindelses-e-mail
venlige påmindelses-e-mails er bedst at sende, når noget vigtigt kommer op, eller når en deadline er gået glip af. Påmindelse e-mails er ideelle til:
- Bemærk kommende møder eller begivenheder.
- opfølgning på fakturaer eller betaling.
- minde folk om ubesvarede frister.
- kom tilbage i kontakt om et projekt.
- opholder sig øverst i sindet, når du ansøger og samtaler om et job.
uanset formålet er de vigtigste ting at huske på tonen og timingen af din e-mail.
tonen i enhver venlig påmindelses-e-mail skal være høflig og professionel, men presserende og til det punkt. At skubbe nogen om en mistet deadline kræver en anden tone end at minde en kollega om, hvornår han skal mødes til kaffe. Hvis situationen kræver øjeblikkelig handling, som en savnet deadline, kan du bruge sprog, der er til det punkt, men alligevel venlig og forståelse.
tilføjelse af “handling påkrævet”, “anmodning” eller “påmindelse” til din emnelinje gør opmærksom med det samme og kan starte modtageren til handling. Mens aktivt sprog betragtes som god form, er det typisk ikke at kapitalisere hele emnelinjen. Alle hætter kan komme på tværs som aggressive og malplacerede, især hvis resten af din besked er venlig og samtale.
for mere afslappede påmindelser skal du vælge ord, der er aktive, men mindre presserende. Emnelinjer, der indeholder sætninger som” opfølgning”,” kontrol “eller” næste trin”, er effektive i disse situationer.
tonen er kun et element i en venlig e-mail-påmindelse. Du skal også få timingen helt rigtigt. Der er ikke et enkelt bedste tidspunkt for hver situation, men dette er de mest almindelige tidsrammer for hver påmindelses-e-mail.
- kommende møde: en til to dage før tid. Giv folk, der er involveret i mødet, et par dages leveringstid, da de måske har ting at forberede på forhånd.
- kommende begivenhed: tre til 14 dage før begivenheden. Du ønsker måske at sende flere påmindelser, der fører op til begivenheden for at opbygge entusiasme og sørge for, at alle er klar over timingen og planlægningen.
- kommende deadline: varierer efter projekt. Giv folk mere tid til et komplekst projekt og en kortere tidsramme for en simpel opgave.
- forfaldne betalinger eller deadline: en dag efter forfaldsdatoen. Du ønsker at minde folk, når det er top of mind og vise, at du venter på dem til at handle.
- jobansøgning: Muse anbefaler, at man venter fem til 10 arbejdsdage, før man følger op. Hvis nogen anbefalede dig til stillingen, skal du tjekke ind med dem for indsigt, inden du når ud til HR-teamet eller ansættelseslederen. Dette kan virke som lang tid, men fandt faktisk, at 44% hører fra arbejdsgivere inden for et par uger efter ansøgning, og kun 37% hører tilbage inden for en uge.
- jobsamtale: hvis en samtale tilfældigvis er planlagt et par uger ude, er det bedst at tjekke ind dagen før for at sikre, at tiden stadig fungerer for alle involverede. Hvis nogen skulle kontakte dig efter en jobsamtale, foreslår ansættelsesledere at vente til efter den aftalte tidslinje for at sende en påmindelses-e-mail. Stadig intet ord? Vent fem til syv dage, før du rammer ” send.”
nu hvor du kender det perfekte tidspunkt at sende hver påmindelses-e-mail, er det tid til at finde ud af, hvad du skal medtage, så du lyder venlig og får et hurtigt svar tilbage.
Sådan sendes en venlig påmindelses-e-mail
alle venlige påmindelses-e-mails skal være klare, venlige og til det punkt. Du vil være høflig nok til at tilskynde folk til at handle, men ikke så passive, at folk ignorerer din besked. De bedste e-mail-påmindelser har fem kerneelementer.
emnelinje
kortfattede emnelinjer kommer dig langt, når du sender påmindelses-e-mails. Modtageren skal vide, hvorfor du sender en påmindelse og føler sig tvunget til at handle. Sælgere ved dette bedre end nogen anden, så hvorfor ikke tage et tip eller to fra disse iørefaldende emnelinjer til salg via e-mail? Hovedideen er at holde din emnelinje kort og tilføje haster, så modtageren ved, at den er tidsfølsom.
hilsen
en hilsen sætter tonen for kroppen af din e-mail, så spring ikke over den.
- da formålet med denne e-mail er at være venlig, skal du bruge en mere afslappet hilsen som “Hej, Danielle” eller “Hej, Jonathan.”
- hvis din virksomhed har tendens til at bruge mere formelt sprog, skal du starte med “Hej, Kate.”
- at begynde med” kære ” er generelt for formelt til en venlig e-mail-påmindelse, men hold dig til det, hvis det er din virksomheds standardhilsen.
kontekst
kroppen af din e-mail er, hvor du lade modtageren vide, hvorfor du e-maile dem. Her giver du kontekst om projektet, deadline, betaling, møde eller hvilken som helst situation der har brug for et skub. Medtag specifikke navne og datoer, hvis det hjælper med at afklare din besked, og nævne en nylig godbid om personen eller virksomheden. Her er et par eksempler på, hvordan dette afsnit kan se ud:
- med slutningen af måneden (og kvartalet) nærmer sig hurtigt, vil vi gerne få alle fakturaer ind så hurtigt som muligt.
- jeg arbejder stadig på artiklen, Top Entrepreneurship Tips til nye grundlæggere, og ville elske at inkludere dine tanker i stykket. Med ABC company ‘ s seneste finansieringsrunde og vækst har du navigeret det sidste år så godt.
- jeg tjekker ind for at minde dig om det kommende 4.kvartal Indholdsplanlægningsmøde planlagt til denne onsdag den 1. August kl 2 PM EST. Ser frem til at starte det med din analyserapport.
- når du forbereder præsentationen, skal du huske at sende de dias, du gerne vil medtage, inden udgangen af dagen mandag den 30.Juli. Virker det stadig for dig?
anmodning
når du har indstillet scenen ved at angive kontekst, er det tid til at glide i din påmindelse eller anmodning. Bliv ikke for langvarig her, ellers mister du modtagerens opmærksomhed. Hvis du vil have et øjeblikkeligt svar, er det nyttigt at pakke din anmodning med et spørgsmål for at tilskynde folk til at handle med det samme.
- send venligst din faktura for alt arbejde fra vores seneste kontrakt til [email protected] og CC mig. Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte mig på (222) 222-2222.
- hvis du gerne vil sende et tilbud på artiklen, bedes du dele dit svar på følgende spørgsmål og forklare din begrundelse bag det. Hvilket tip vil du give nye iværksættere for at hjælpe dem med at drive deres forretning med succes i år?
Sign-off
du har gjort dit vigtigste punkt og anmodning, så det er tid til at logge af med en venlig afslutning.
- Tak fordi du tog dig tid til at arbejde igennem dette.
- tak for at prioritere dette projekt.
- jeg sætter pris på din indsats, når vi afslutter dette forslag.
- jeg glæder mig til at høre fra dig.
husk at medtage en afsluttende sign-off, der følger den samme tone som resten af din e-mail.
- alt det bedste
- Med venlig hilsen
- tak igen
- Tak
- Tak
Indpak e-mailen med dit fornavn for en venlig tone eller dit fulde navn for en mere formel tone. Hvis du har brug for at angive yderligere kontekst, skal du medtage din jobtitel, firmanavn eller kontaktoplysninger efter dit navn.
venlig påmindelse Email Skabelon
udarbejdelse dine første par påmindelser kan være skræmmende. Heldigvis gør denne påmindelses-e-mail-skabelon det nemt at udfylde emnerne og sende en velformuleret besked. Du kan også nemt tilpasse denne skabelon, så den passer til dine behov.
hvis du vil bruge skabelonen, skal du blot kopiere og indsætte teksten og udfylde de tomme felter med din kopi. Husk at læse den endelige version, før du sender den for at sikre korrekt grammatik og strømning.
Hej ,
tak for .
den er prepping for denne kommende , på . Vi er glade for at høre dine ideer til . For at få alt til at køre problemfrit, jeg beder alle om at komme forbi kl .
jeg sætter pris på .
alt det bedste,
venlig påmindelse e-mail eksempel
Sådan ser ovenstående skabelon ud, når den udfyldes. Husk at medtage specifikke anmodninger, tidslinjer, eller datoer for at sikre, at der ikke er nogen forvirring om, hvad du har brug for personen til at gøre, og hvornår.
Hej Jack,
jeg håber din uge går godt.
redaktionen forbereder sig på Indholdsplanlægningsmødet i 4.kvartal torsdag den 26. August kl. 11 ET. Vi er glade for at høre dine ideer til at kombinere vores Marketing og redaktionelle indsats til den årlige feriekampagne.
for at få alt til at køre problemfrit, beder jeg alle involverede om at indsende deres præsentationsslides inden mandag den 23.August kl 5 pm et. Hvis du har spørgsmål, så send dem min vej.
jeg sætter pris på din tid her og ser frem til at høre dine ideer.
alt det bedste,
Katrina
når du har sendt din e-mail fra, er alt, hvad der er tilbage, at vente på et svar. Den vanskelige del er at vide, om der skal sendes en yderligere opfølgende e-mail.
selvom det er frustrerende at skulle sende en anden eller tredje påmindelses-e-mail, skal du huske, at folk har meget i gang. Hæng tæt i et par dage, før du sender en anden besked. Hvis det haster, kan du følge op hurtigere—bare sørg for at holde en venlig, tålmodig tone. Folk vil være mere modtagelige for din anmodning og værdsætte noten, hvilket er præcis, hvad påmindelses-e-mails handler om.
