Sådan planlægger du en overraskelsesfest: den ultimative Guide

Leder du efter tip til, hvordan du planlægger en overraskelsesfest, organiserer deltagerne og holder æresgæsten i mørke, indtil det er tid? Her er nogle instruktioner om, hvordan du planlægger den bedst mulige overraskelsesfest for enhver og enhver lejlighed. Fortsæt med at læse for at finde nogle nyttige tip til en række overraskelsesfesttyper samt en trinvis vejledning til planlægning af alle detaljer.

Lær hvordan man planlægger en overraskelsesfest i 17 enkle trin:

Følg disse trinvise instruktioner for, hvordan du planlægger en overraskelsesfest, som dine venner, familie eller klient vil tale om i de kommende år.

tag beslutningen.

Overraskelsesfester polariserer. Folk, der elsker dem, elsker dem virkelig. Folk, der hader dem, hader dem virkelig. Medmindre æresgæsten specifikt har sagt, at de nyder overraskelsesfester eller ønsker en, er det svært at vide, om det er en god ide.

her er nogle måder at fortælle, om en overraskelsesfest er et godt valg eller ej:

• spørg nogen, der ville vide bedst (partner, nært familiemedlem osv.).
• Fortæl æresgæsten om en nylig overraskelse, du elskede, og se deres reaktion.
• reflektere over, hvordan de reagerede på overraskelser i fortiden.
• overvej deres personlighed — en person, der kan lide at gå med strømmen, vil sandsynligvis nyde en overraskelsesfest.

underligt nok bør du faktisk overveje at kaste en overraskelsesfest for den person, der sværger, at de ikke vil have en. Ifølge Business tråd, 43.5% af de mennesker, der siger, at de ikke vil have en, vil faktisk have den samme fest. Så medmindre der er stærke grunde til, at de ikke ville nyde det (og nej, ikke ønsker folk at gå ud af deres måde er ikke en af dem), så gør det!

Spil Sherlock Holmes.

få æresgæsterne til at hjælpe med at planlægge festen uden at fortælle dem om det ved omhyggeligt at undersøge deres partirelaterede likes og antipatier. Brug naturlig samtale til at bringe disse ideer op, ellers kan du give det væk.

du kan:

• Lad som om du planlægger en fest for en anden. Få deres mening på din Pinterest inspiration board.
• minde dem om andre parter, du har været til sammen. Tal om, hvad du kunne lide.
• Kommenter celebrity parter, du ser på sociale medier.

og glem ikke at bruge dine andre tilgængelige ressourcer. Venner, familie, kolleger og begivenhedsinteressenter, der er tæt på æresgæsten, kan alle chip i deres to cent.

Pro tip: Reserve sleuthing for en person med en stor poker ansigt. Hvis æresgæsten bliver mistænksom, skal du overbevise dem om, hvorfor de tager fejl, og at der ikke er planlagt en fest for dem.

Saml dit team.

du kan planlægge en overraskelsesfest helt alene. Men hvis du har venner, familie eller kolleger, der er villige til at hjælpe dig, skal du tilføje følgende roller til dit mini-Planlægningsudvalg:

• Team lead: kommunikerer med hvert teammedlem, opretter og fører tilsyn med en arbejdsproces for partiplanlægning.
• Designer: vælger tema, farvepalet og dekorationer.
• Sponsor: Midler og / eller definerer surprise party budget.
• Runner: kører ærinder og holder styr på udgifter.
• F & B manager: kokke eller koordinerer alle måltider, snacks og forfriskninger.
• Guest manager: opretter en gæsteliste, sender invitationer, arrangerer transport og bekræfter svar.
• Guest of honor point person: opretter eller implementerer lokkeplanen, der får æresgæsten til mødestedet uden at ødelægge overraskelsen.

begynd at organisere.

for at lære at planlægge en overraskelsesfest har du brug for et tjekliste-værktøj til at spore alle opgaver og et kommunikationsværktøj til at koordinere alle involverede. De mest populære værktøjer til til planlægning af overraskelsesfester inkluderer:

• Facebook: Opret en hemmelig gruppe, Inviter gæster og samarbejdspartnere, og tilføj en Facebook-begivenhed med festoplysninger, så gæsterne kan svare elektronisk.
• Hvad App: Start en privat gruppe og inviter folk til at chatte om detaljer før festen.
• Slack: Instant message og start samtale tråde, som alle dine teammedlemmer kan reagere på med lethed.
• Trello: Opret og tildel festplanlægningsopgaver med forfaldsdatoer for at holde alt på skema.

Beslut om et tema.

basere temaet på æresgæstens interesser (fandomer, sport og hobbyer fungerer godt), den type overraskelsesfest, du holder, og det farveskema, du gerne vil bruge. Vælg også et formalitetsniveau, du gerne vil have nu. Afslappede fester fungerer bedre til en overraskelsesfest, fordi det er lettere at skjule din forberedelse, men formelle overraskelsesfester kan trækkes af med lidt ekstra kreativitet.

Pro tip: nøglen til at kaste en formel overraskelsesfest, som æresgæsten ikke ser komme, er at vælge et eksklusivt sted, der ikke synes for langt ud over det sædvanlige. Eller gå med en i nærheden af et område, de allerede bruger tid på.

sæt et budget.

budgettet for en overraskelsesfest varierer afhængigt af gæstetælling, placering, formalitetsniveau og meget mere. Men der er altid måder at trimme omkostningerne lidt på. Her er et par muligheder at overveje:

• Begræns dine forfriskninger til BYOB.
• Server lette snacks i stedet for måltider.
• brug et hovedindretningsfokus i stedet for at dekorere hver tomme af rummet.

Overraskelsesfester har ikke mange ekstra omkostninger sammenlignet med en almindelig fest. Faktisk, de fleste overraskelsesfester opretholder det vigtige overraskelseselement ved at bruge spillesteder, der ikke er for usædvanlige. Tænk: en nabos baggård eller en offentlig park.

Vælg dato og klokkeslæt.

Følg de traditionelle datoer og tidspunkt på dagen, der bruges til den pågældende festtype. For eksempel finder bryllupper typisk sted om eftermiddagen, så en overraskelsesbryllupsfest skal gøre det samme.

Pro tip: Hvis du vælger en dato og tid til en overraskelsesfødselsdagsfest, skal du vælge en mulighed, der finder sted før deres faktiske fødselsdato for at maksimere chancerne for, at de virkelig bliver overrasket. En til tre uger før deres faktiske fødselsdag vil gøre tricket.

bestil en placering.

de bedste steder for en overraskelsesfest er:

• et eller andet sted vil æresgæsten ikke ved et uheld gå, mens opsætningen sker.
• i nærheden af et sted, de hyppige, såsom en restaurant distrikt eller en vens hus, så du ikke tippe dem ud ved at bryde deres forventede rutine.
• let at snige folk ind med flere parkeringsmuligheder spredt fra hinanden plus indgange og udgange på forskellige sider af bygningen.

Opret en grundplan.

Brug 3D event diagramming programmer og værktøjer til at finde ud af, hvor du vil skjule folk og forsyninger, placere borde og stole, og meget mere. Du kan også dele dine planer med dine gæster og udpege indgange og udgange til individuelle grupper. Mindre er mere, når det kommer til dekorationer — Opret et stort fokuspunkt, som æresgæsten vil se, når de går ind i hovedpartiet, og planlæg borde og stole omkring det.

design og køb dekorationer.

pointen med en overraskelsesfest er overraskelsen, og hvis der er for mange dekorationer rundt, vil din æresgæst blive tipset, før de overhovedet ser alle gæsterne. Et banner, nogle streamers og en ballon eller to vil være mere end nok. Hvis du vil bestille brugerdefinerede ballonfarver eller et specielt tegn, skal du planlægge dette mindst to uger i forvejen i tilfælde af leveringsforsinkelser.

Beslut om aktiviteter, der skal medtages.

Tilføj nogle afslappede aktiviteter til din overraskelsesfestplan for at fjerne varmen fra æresgæsten, så de kan blande og blande sig. Brætspil, poker, og en DIY cupcake bar område alle store valg, men det vil selvfølgelig variere afhængigt af typen af surprise party. Brainstorm hvad der giver mest mening for æresgæsten og alle de deltagende og gå derfra. Besøgte du og æresgæsten poolhallen på college? Overvej at vælge et sted med poolborde. Er æresgæsten din chef, der elsker dart? Opsæt et par dart boards i hele placeringen. Mulighederne er uendelige-det er her kreativitet er utroligt vigtigt!

Opret en menu.

igen afhænger dette trin af typen af overraskelsesfest. Mad er ikke altid et krav, men de fleste værter kan i det mindste medbringe en fødselsdagskage og cupcakes, hvis det er en overraskende fødselsdagsfest. Hvis du vælger at oprette en menu til et komplet måltid, skal du gå med noget, du ved, at værten vil elske. Spar på opsætnings-og oprydningstid, plus hjælp med at holde hemmeligheden under omslag så længe som muligt, ved at bestille takeout eller levering indstillet til efter æresgæsten ankommer.

Send invitationer.

digitale invitationer er de mest diskrete og nemmeste at skjule. Papirløs Post og Evite tilbyder gratis design, der kan tilpasses, plus RSVP-funktioner og gæsteopdateringer. Send dine invitationer en måned til to uger før tid og indsamle RSVP ‘ er en uge i forvejen.

sørg for, at du tydeligt kommunikerer det faktum, at dette er en overraskelsesfest ved at tilføje “overraskelsesfest” til evite-emnelinjen og hovedoverskriften på meddelelsen. Inkluder parkering og indgangsinstruktioner for dem, der ønsker at hoppe ud og overraske gæsterne. Og for dem, der ankommer senere, skal du bede dem om at holde ud indtil 15 minutter efter den planlagte ankomsttid for æresgæst, så de ikke går ind under overraskelsen. Dette er en anden gang, at det at have en slags kommunikationsværktøj eller app vil være praktisk. Du vil ikke være i stand til at kommunikere med gæster, hvis noget går galt (dvs.æresgæsten løber sent) i sidste øjeblik.

Stryg lokkeplanen ud.

for at overraske æresgæsten på festdagen skal du oprette en lokkeplan. En lokkeplan er, hvad æresgæsten tror, de er på vej til at gøre. Aktiviteten skal kræve, at de klæder sig på en måde, der passer til overraskelsesfesten, så de ikke bliver fanget over/underdressed og flov over deres outfit. Du skal bruge en punktperson til at oprette lokkeplanen med dem, arrangere transport og tid alt ud.

Forbered mad og drikke.

hvis festen er taget højde for, skal du dele den grundplan, du har lavet med din kok, og afslutte ankomsttiderne for festpersonalet. Hvis du medbringer dine egne forfriskninger, køb hylde eller køleskab stabile varer 3 til 5 dage i forvejen. Bestil bagværk til dagen før eller morgenen den.

lav en playliste.

brug Spotify eller en anden lignende musikapp til at komme med en playliste med afslappede beats, klassisk musik eller top 40 hits æresgæsten vil elske at sætte tonen til festen. Jo hurtigere, mere intens musikken, jo mere af en feststemning får du. Jo langsommere, mere afslappet musikken, jo mere af en afslappet stemning får du. Mere afslappet musik passer til tonen i de fleste overraskelsesfester, så hvis du ikke er sikker på, hvad du skal gøre, standard til denne mulighed. Du kan altid blande det op, også. Hvad der giver mening under overraskelsesdelen af festen, giver måske ikke mening senere på natten.

skitsere afsløringen.

Stil dig selv disse vigtige spørgsmål for at planlægge den store afsløring:

• vil du have, at alle skal vente stående i mørket og derefter tænde lysene?
• vil du have deltagere til at dukke op/ud fra bag møbler?

hvis du laver en virtuel overraskelsesfest, skal du bede alle om at lade deres møde-ID ‘ er være tomme eller ændre det til en passende festhilsen. Få dem til at slukke deres kameraer. Inviter derefter æresgæsten til mødet, eller hvis du er fysisk til stede, skal du gå ind i mødet for dem på forhånd, tænde mikrofonen, så folk kan høre dig komme, og åbne skærmen for æresgæsten for at se alle.

for personlige overraskelser kan du også have en professionel fotograf til at fange øjeblikket. Eller tilføj nogle sjove festrekvisitter som papbriller, streamer pandebånd og glød-i-mørke smykker.

hurtige tip til almindelige typer overraskelsesfester:

Planlæg din overraskelsesfest med disse nøgleideer i tankerne for at trække enhver fest ud.

1. virtuel surprise party.
   • skift alle dine baggrunde til fotos af eller med æresgæsten.
   • brug farvestrålende rekvisitter som parykker, fødselsdagslys og balloner til at gøre opkaldet mere som en fest og mindre som et arbejdsmøde.

1. overraskelse fødselsdagsfest.
   • handel de trætte “vi glemte din fødselsdag” dækker over solide alibier, der forklarer, hvorfor du “ikke vil være i stand til at fejre” i år for at få overraskelsen til at fungere uden at skade nogens følelser.
   • lad gæsterne vide, at deres tilstedeværelse er gaven, og at yderligere varer er valgfri.

1. overraskelse bryllup ceremoni og / eller modtagelse.
   • overvej at fortælle dine forældre, så de har tid til følelsesmæssigt og fysisk at forberede sig, men fortæl ikke nogen anden.
   • Lad som om du holder en fest med en streng tid og påklædningskode for at holde det en overraskelse.

1. overraskelse forslag og engagement middag.
   • Vælg et sted i nærheden af forslagsstedet for at gøre overraskelsesmiddagen mere praktisk.
   • for virkelig at overraske dem, skal du ikke gå til et usædvanligt sted – hold dig til dine foretrukne date night steder i stedet.

1. overraskelse hjemkomst fest.
   • Forbered dit hjem på forhånd med deres livretter, underholdning og forsyninger.
   • overvej at begrænse din gæsteliste, da begivenheden sandsynligvis vil være følelsesmæssigt og socialt positiv, men også dræning.

1. overraskelse baby brusebad.
   • Gå imod tradition og afstå fra at begrænse gæstelisten til kvinder, kun for at smide æresgæsten af.
   • Vælg et sted, hvor du nemt kan vise og åbne gaver, da de kan være store (tænk krybber og klapvogne).

1. overraskelse gå-væk fest.
   • Bed alle om at underskrive et kort, en hukommelsesbog eller et fotoalbum med deres navn og ønsker om den perfekte sentimentale gave.
   • kast ikke festen inden for tre dage efter deres flytning, da de sandsynligvis vil blive stresset over pakning i sidste øjeblik.

ofte stillede spørgsmål om overraskelsesfester:

nu ved du, hvordan du planlægger en overraskelsesfest!

ud over grundlæggende planlægning af fester som at vælge et tema, indretning og mødested kræver overraskelsesfester, at du tænker uden for boksen og kommer med kreative elementer, der gør fejringen ekstra speciel. Kombiner disse trin for trin instruktioner med vores ultimative Party planlægning tjekliste til at planlægge din næste surprise party som en professionel.

op næste, tjek disse unikke begivenhed indretning og design tendenser, du kan bruge til at dæk ud din surprise party endnu mere.