for hvert projekt, vi gennemgår, defineres projektsucces forskelligt, og når det kommer til at måle projektsucces generelt, er vandet lidt grumset. Da projekter har mange bevægelige dele, trin, stykker og mål, kan projektets succes ændre sig gennem hele projektets varighed. Et projekt, du afsluttede til EOY 2020, er sandsynligvis meget forskelligt fra det projekt, du arbejder på i 1.kvartal 2021. I denne artikel vil vi tackle den overordnede ide om projektsucces og hvordan man måler projektsucces.
en definition, som Project Management Institute giver projektsucces, er, at projektet er afsluttet “til tiden, inden for budgettet og til specifikation.”Dette er en meget teknisk definition, der muligvis ikke gælder for hvert projekt derude, men komponenter i denne definition kan være nyttige, når man forstår, hvordan man måler projektsucces.
men før vi kan måle projektsucces, er vi nødt til at definere det for os selv. Det betyder, at du og dit team skal mødes som en gruppe og tænke over, hvordan projektsucces vil se ud for din interne gruppe. Vil det være fokuseret på strenge præstationsmålinger og kriterier for en kampagne? Vil det blive bestemt af en klientundersøgelse eller NPS-score for kunden? Lad os se på grundene til, at det er så kritisk at definere projektsucces.
vigtigheden af at definere projektsucces
som jeg sagde, om din definition af “projektsucces” ligner den tekniske, betyder meget lidt. Hvad der er vigtigere er, at du og dit team beslutter, hvad det vil være internt, og dokumenterer det et eller andet sted. Du kan oprette en rubrik til måling af målinger og kriterier for succes, eller du kan oprette en liste over ting, der skal udføres for at et projekt kan nå “succes.”Når du har defineret, hvordan projektsucces ser ud for dig og dit team, vil det være meget lettere at komme videre. Her er et par af de primære grunde til, at:
det vil hjælpe med at skabe en følelse af kammeratskab
hvis dine holdkammerater eller andre i din organisation alle forstår, hvad barometeret for succes er på et projekt, vil de være mere motiverede til at få det til at ske. Når der ikke er et klart mål for projektet eller delprojekter, bliver succes vanskelig at definere, og teammedlemmer kan let modløses. De bliver også nødt til at arbejde sammen mod det fælles mål — Dette vil fremme en ægte holdånd og følelse af kammeratskab i din organisation.
Metrics = gold
når du har defineret projektsucces, har du dine KPI ‘ er og metrics. Disse er guld til dit hold. Dette giver dig mulighed for at måle nøjagtigt, hvor meget fremskridt du har gjort, hvor du har brug for at forbedre, og hvor meget ekstra arbejde det vil tage at komme dertil. Hvis du ved, at dit mål er $1M ARR, og du er på $ 580k med tre måneder at gå, ved du, at du skal sparke det i højt gear. Vi arbejder bedst med stærke målinger for at understøtte vores beslutninger og Projektvalg.
kontinuerlig forbedring
lad os sige, at du ikke rammer det ARR-mål, som du selv har angivet. Det er okay. Du var ikke “succesfuld” traditionelt mod dine projektmål denne gang, men du kan udnytte læringen, pivot og forbedre i løbet af det kommende år. Ved at måle projektsucces måler du også projektfejl, hvilket er lige så vigtigt at studere. Fiasko er ikke endelig.
projektsucces stiger op
din definition af projektsucces for dit team spiller sandsynligvis ind i ideen om projektsucces for dine ledere, ledelsesteamet og endda andre hold, som du ofte samarbejder med. At definere projektsucces for dit team hjælper andre teams med bedre at forstå, hvordan de vil arbejde sammen med dig, samarbejde, og hvordan de ender med at definere deres projektsucces også.
Sådan måles projektsucces
nu hvor vi har en grundlæggende forståelse af definitionen af projektsucces, og hvorfor det er vigtigt at definere dette udtryk, lad os grave i, hvordan vi generelt kan måle projektsucces. Som tidligere nævnt defineres projektsucces teknisk som resultatet af, at et projekt afsluttes “til tiden, inden for budgettet og til specifikation.”Men hvordan kan vi faktisk måle projektsucces? Her er et par måder at gøre det på.
resultater vs. SPECIFIKATIONER
umiddelbart efter afslutningen af et projekt er det nyttigt at forstå, hvad du opnåede målmæssigt i forhold til specifikationerne for det projekt, du satte dig for at gennemføre. Dette er måske det mest oplagte var at måle projektets succes. Er projektets hovedmål og mål opfyldt? Vidste du, at visse specifikationer var irrelevante undervejs? At forstå, hvor dine mål sporer i slutningen af et projekt versus begyndelsen, er afgørende.
for at forstå, hvad du har opnået gennem et projekt, kan du altid spore dine trin gennem dine e-mails og samle en liste over alle projektkomponenter. Hvis du bruger et projektstyringsværktøj, kan du blot besøge projektets hjemmeside og se alle udførte opgaver. Ideelt set vil hver opgave blive opdelt i mindre projekter, så du kan se, hvor præcis du har gennemført mest arbejde, eller hvor du måske har gået glip af mærket.
kunde-eller kundetilfredshed
hvis du arbejder på et projekt for en bestemt klient, er en anden måde at måle projektets succes på ved at afkode det svar, du får fra din klient, når du er færdig. Hvilken type feedback skulle de dele? Typisk kan kundetilfredshed indsamles tilfældigt ved et opkald, via e-mail eller i en undersøgelsesformular. Hvis du vil måle tilfredshedsstigninger nøjagtigt fra starten til slutningen af et projekt, skal du sørge for også at undersøge klienten, før projektet begynder.
kundetilfredshed er på den anden side en god måde at måle projektsucces på, hvis dette projekt vedrører kundeoplevelse. For eksempel, hvis vi bygger en ny funktion hos Hive, er et godt barometer for succes, hvor mange meddelelser vi får om den nye funktion, eller hvis vores NPS (net promoter score) stiger i gennemsnit efter lanceringen. Kunder vil typisk være meget ærlige om deres oplevelse, da de ser feedback som en måde at konsekvent forbedre produktet på. Lyt til dem!
tid brugt på projektet samlet
en af de mest værdifulde ressourcer, du har gennem et projekts levetid, er din holdkammeraters tid. At sikre, at du nøjagtigt kan måle, hvor meget tid du har brugt på projektet, og ideelt set sammenligne det med tid brugt på tidligere lignende projekter, er en fantastisk måde at måle projektsucces på. Tid er penge.
der er et par måder, du kan spore tid på — hvis du bruger et projektstyringsprogram som Hive, har du en tidsregistrering og timesedler funktion lige i selve værktøjet. Dette er fantastisk til større hold, der ønsker at spore tid brugt på projekter eller opgaver. Et andet alternativ er at bruge et lettere værktøj som Toggl til enklere tidsregistrering.
uanset hvilket værktøj du ender med at bruge, anbefales det, at du bryder tid brugt op i mindre bidder, så du bedst kan forstå, hvor din tid går. For eksempel, hvor meget tid brugte du i projektplanlægningsfasen versus udførelse? Hvordan kan det sammenlignes med tidligere projekter?
intern vækst og tilfredshed med projektet
hvis det projekt, du har arbejdet på, mere er en intern indsats eller et skub, kan en god måde at måle projektsucces på være ved at tænke på intern medarbejdervækst og tilfredshed. Hvis du er manager, vil du ideelt set gerne give dine holdkammerater projekter, der vil udfordre dem og interessere dem samtidigt.
på tidspunktet for et projekts afslutning kan du undersøge interne teammedlemmer om deres opfyldelse-nød de at arbejde på projektet? Følte de, at de gjorde fremskridt mod større initiativer, der var vigtige for dem? Har de fået nye færdigheder? At holde medarbejderne begejstrede og engagerede er fantastisk for en organisations helbred generelt, så dette er en stor målingsmåling for projektsucces at overveje.
samlet set er det ikke en ligetil proces, når du måler projektsucces. Når du tænker på at måle succes i slutningen af et projekt, skal du overveje flere faktorer, primært den tid, du har investeret, og hvis du har opnået de vigtigste milepæle, du satte dig for at tackle. Men husk, at projektsucces ikke altid er metrics-drevet-det kan være mere tåget, når det kommer til generel tilfredshed på den interne eller eksterne side.