jo mere du bruger din Microsoft Outlook-postkasse, jo mere vokser din postkasse. Hvis du tænker over det, svarer det meget til, hvordan papirer har tendens til at hobe sig op på dit skrivebord. Men hvad kan du gøre, når bunken bliver så stor, at den skal håndteres? I det virkelige liv kan du tage dig tid til at sortere hvert dokument og gemme de papirer, der er vigtige, mens du kasserer mindre vigtige. Heldigvis kan du genskabe den samme proces i Outlook.
uden undtagelse understøtter hver version af Outlook arkivering. Endnu mere har du flere valgmuligheder, når det kommer til arkivering af dine emner i Outlook. Den mest konventionelle måde er at bruge AutoArchive til at håndtere ældre meddelelser, aftaler og opgaver. En anden måde at gøre det på er at bruge manuel arkivering til at flytte meddelelser til en bestemt mappe. Men den hurtigste måde er at bruge Arkivknappen i menuen Filer.
Husk, at Outlook opbevarer en standardmappe til arkiveringsformål, der ikke kan slettes. Arkivering af din e-mail hjælper dig med at holde en ren butik, hvilket gør det lettere at søge efter ældre e-mails, mens du holder din indbakke ryddelig.
nedenfor har du en række guider, der vil lede dig gennem arkivering af elementer i Outlook på enhver mulig måde. Lad os begynde!
Metode 1: Manuel arkivering af meddelelser med en enkelt handling
denne metode er den hurtigste måde at flytte en eller flere meddelelser til arkivmappen. Disse arkiverede filer forbliver tilgængelige via søgefeltet eller ved manuelt at navigere til arkivmappen. De arkiverede elementer kan også ses på mobile enheder ved at besøge arkivmappen. Her er en hurtig guide til manuel arkivering af elementer i Outlook 2016:
- Åbn Outlook, og vælg en eller flere meddelelser i din indbakke eller en anden mappe.
- Klik på arkivikonet inde i Slet-gruppen. Arkivikonet er kun synligt inde i båndet i Outlook 2016.
Bemærk: Du kan også trykke på Backspace-tasten for at opnå det samme resultat. - du skal kunne finde dine meddelelser inde i arkivmappen.
Bemærk: Arkivmappen oprettes automatisk, selvom du aldrig har brugt den før. Hvis du ikke kan se arkivmappen, skal du gå til fil > Office-konto > Opdateringsindstillinger og klikke på Opdater nu.
Metode 2: Brug af AutoArchive-funktionen
Outlook har en automatisk funktion, der er i stand til at arkivere elementer kaldet AutoArchive. Denne funktion kan programmeres til at arkivere elementer med jævne mellemrum. Alle versioner af Outlook understøtter arkivering. Forskellen er, at AutoArchive er slået fra som standard i Outlook 2010 og nyere.
når AutoArchive er aktiveret, kan brugerne indstille egenskaber for hver mappe, de ønsker at blive arkiveret. Husk, at når du arkiverer en e-mail, flyttes den til en anden PST-fil og vil ikke længere være tilgængelig i hoved PST-filen. Her er en hurtig guide til aktivering og brug af AutoArchive:
Sådan aktiveres og konfigureres AutoArchive
- hvis du vil aktivere AutoArchive, skal du navigere til fil > indstillinger. Når du er inde i Outlook-indstillinger, skal du klikke på fanen Avanceret for at få den frem og derefter klikke på Indstillinger for automatisk arkivering.
Bemærk: I Outlook 2007 og ældre kan du finde indstillingerne for automatisk arkivering i værktøjer > indstillinger > andet. - hvis alt er nedtonet, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for Kør AutoArchive for at aktivere AutoArchive.
- nu er det tid til at konfigurere, hvordan AutoArchive vil opføre sig. Start med at vælge, hvor ofte du vil have Auto Archive til at køre. Standard er 14 dage, men hvis du vil holde den ren, skal du indstille den et sted mellem 2 og 6.
- hvis du vil have besked, før AutoArchive starter, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for Prompt, før AutoArchive kører. Det er en god ide at leve denne mulighed aktiveret, da automatisk arkivering har potentialet til at forstyrre dit arbejde.
- for at undgå at udfylde dit arkiv med unødvendige e-mails er det en god ide at lade slette udløbet e-mail afkrydset. Hvis du deaktiverer arkiv eller sletter gamle emner, slettes kun udløbne meddelelser fuldstændigt.
- hvis du vil have din arkivmappe synlig i Outlook, skal du aktivere Vis arkivmappe i mappeliste.
- Indstil nu standardmappeindstillingerne til arkivering.
- aktiver derefter skiftet ud for at flytte gamle elementer til og klik på Gennemse for at indstille stien til det sted, hvor dine elementer skal arkiveres. Tryk på Ok for at bekræfte dine indstillinger.
når du har aktiveret og konfigureret AutoArchive, vil den automatisk gøre sit job i rette tid. Du kan bekræfte, at det fungerer ved at kontrollere, om arkivmappen udfyldes.
PRO TIP: Hvis problemet er med din computer eller en bærbar computer/notebook, skal du prøve at bruge Restoro Repair, som kan scanne depoterne og erstatte korrupte og manglende filer. Dette virker i de fleste tilfælde, hvor problemet er opstået på grund af et system korruption. Du kan hente Restoro ved at klikke her
konfiguration af AutoArchive-egenskaber for individuelle mapper
når du er færdig med at konfigurere AutoArchive-funktionen, kan du tilføje et ekstra lag kontrol ved at indstille specifikke egenskaber for hver af dine mapper. Det er almindelig praksis for mapper som slettede elementer eller Spam at bruge forskellige Autoarkivegenskaber end din primære e-mail-mappe.
Bemærk: Hvis du ikke indstiller individuelle Autoarkivindstillinger for en mappe, bruger den automatisk de globale Autoarkivindstillinger, der er konfigureret ovenfor.
her er en hurtig guide til indstilling af individuelle Autoarkivegenskaber til en mappe:
- Højreklik på den mappe, du fortrinsvis vil behandle, og klik på Egenskaber.
- Klik på fanen Autoarkiver for at få den frem. Her har du et udvalg af indstillinger, der udelukkende gælder for denne mappe.
- du kan slå AutoArchive fra for denne mappe ved at klikke på arkiver ikke elementer i denne mappe.
- for at tilsidesætte de globale Autoarkivindstillinger skal du klikke på Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger og foretage dine ændringer nedenfor. Klik på Anvend for at bekræfte dine indstillinger.
Bemærk: Husk, at disse indstillinger ikke gælder for nogen af undermapperne i denne bestemte mappe. Du bliver nødt til at ændre hver enkelt.
metode 3: Manuel arkivering af e-mails ved hjælp af Oprydningsværktøjer
hvis du ikke er en stor fan af automatisering, er der en mellemgrundsløsning, der giver dig mulighed for at arkivere i bulk med endnu mere kontrol. Med denne metode kan du arkivere en hel mappe sammen med dens undermapper. Hvis du ikke vil vente på, at AutoArchive sparker ind, kan du gøre det selv og vælge, hvor du vil gemme dem. Her er hvad du skal gøre:
- Klik på fanen Filer, gå derefter til Info og udvid rullemenuen fra Oprydningsværktøjer. Vælg Arkiv i rullemenuen.
- Vælg arkiver denne mappe og alle undermapper, og klik på den mappe, du vil arkiveres.
- hvis du ønsker, at hele dine Outlook-data skal arkiveres, skal du klikke på din e-mail-adresse øverst på listen.
- Brug rullemenuen ud for Arkivelementer, der er ældre end, til at vælge den seneste Dato for elementer, der skal arkiveres. Alle elementer, der er ældre end den dato, du har angivet i denne menu, arkiveres.
- du kan arkivere elementer, der tidligere var udelukket fra automatisk arkivering, ved at markere afkrydsningsfeltet ud for Inkluder elementer med AutoArchive.
- Brug knappen Gennemse for at indstille stien til, hvor du vil have dit PST-arkiv gemt. Klik på Ok for at starte processen.
du vil snart bemærke, at nogle e-mails flyttes fra dine standardmapper til den arkiverede pst-fil.
Bemærk: den arkiverede fil skal blive tilgængelig i Outlook som en mappe. Hvis det af en eller anden grund ikke går til fil og klik på Åbn & Eksporter. Klik derefter på Åbn Outlook-datafil, Naviger til placeringen af dit arkiv og tryk på OK.
TIP: Hvis ingen af metoderne har løst problemet for dig, anbefaler vi at bruge Restoro Repair Tool, som kan scanne depoterne for at erstatte korrupte og manglende filer. Dette virker i de fleste tilfælde, hvor problemet er opstået på grund af et system korruption. Restoro vil også optimere dit system for maksimal ydelse. Du kan hente Restoro ved at klikke her