overgang fra en Facebook – profil til en side – navigering på sociale medier som offentlig embedsmand

sociale medier er en fantastisk måde for offentlige embedsmænd og offentlige myndigheder at kommunikere med offentligheden. Som du måske allerede ved, betragtes disse meddelelser som en del af den offentlige rekord. Men vidste du, at brug af en Facebook-profil til at dele oplysninger ulovligt kan begrænse tilgængeligheden af disse meddelelser og begrænse din evne til at overholde kravene til offentlige registre? Hvis du laver officiel forretning, skal du udføre den på en officiel side. Forvirret? Du er ikke alene. Læs videre for at forstå forskellen, og hvordan du bruger Facebook effektivt og i overensstemmelse.

profiler og sider er ikke det samme

først skal du forstå forskellene mellem en Facebook-profil og en Facebook-side. Folk bruger ofte disse udtryk om hverandre, men de er faktisk meget forskellige i, hvordan de fås adgang til og bruges. En profil repræsenterer en individuel person, har venner, og har evnen til at vise indhold til nogle mennesker, mens de skjuler det for andre. En side repræsenterer en enhed som en virksomhed, en regering eller et offentligt kontor. Sider er Offentlige efter design, og indholdet på sider kan ses af alle, også dem uden deres egne Facebook-konti.

den vigtigste forskel her er, hvem der kan se og få adgang til indholdet. Synligheden af Profilindlæg er ofte begrænset til vennerne i den profil, og kan yderligere begrænses til kun specifikke venner. Indlæg på sider kan ses af alle. Den eneste måde at gøre en side privat på er at fjerne den helt. Facebook begrænser også de typer indhold, der kan fanges og arkiveres på en profil, hvilket kan gøre det næsten umuligt at overholde anmodninger om offentlige poster relateret til kommentarer eller direkte beskeder, som begge betragtes som offentlige poster i de fleste stater.

på den anden side giver sider offentlig adgang til og arkivering af indlæg, kommentarer, kommentarsvar, fotos, videoer, livevideoer, direkte beskeder og mere. Alle kan se sideindlæg, også dem uden en Facebook-konto, og der er ingen grænse for antallet af personer, der kan følge en side.

overgang af din profil til en side har yderligere fordele ud over overholdelse:

fordelene ved at bruge en side til officiel kommunikation går ud over offentlig adgang og ansvarlighed. Sidestyring er også lettere for din og din organisation:

• du kan tildele passende Sideroller til andre brugere i din organisation for nemt at dele ansvaret for sidevedligeholdelse. En profil repræsenterer en person og kan ikke administreres af andre uden risikable delte logins.
• du kan nemt overføre ledelsen af din side, når der er medarbejder-eller kontoromsætning.
• du kan konfigurere autosvar til Ofte stillede spørgsmål modtaget via Facebook-beskeder.
• du kan se, hvilke indlæg der genererer mest engagement og de demografiske oplysninger for dine besøgende ved hjælp af sidestyrings-og rapporteringsfunktionerne.
• du kan fastgøre indlæg øverst på din tidslinje for at sikre, at de forbliver i tankerne for dine tilhængere (du kan ikke gøre dette på en profil).
• du kan stadig beholde din profil! Bare forpligte sig til at bruge det til dit personlige liv og ikke din officielle virksomhed.

du kan oprette en side på få minutter

så hvad gør du, hvis du allerede har følgende på din profil, men nu anerkender behovet for at bringe din kommunikationspraksis i overensstemmelse og drage fordel af de ekstra fordele ved at bruge en side? Facebook tilbyder ikke længere en løsning med et enkelt klik til at konvertere en profil til en side, men du kan følge disse fire enkle trin for at oprette en side og invitere dine venner til at følge den.

Sådan oprettes en side:

1. Log ind på Den Facebook-profil, du vil konvertere, og klik på Opret en side.
2. Indtast nogle grundlæggende oplysninger om din side: navn, kategori og valgfri beskrivelse.
3. gennemgå dine valg, og klik på Opret side.
4. Inviter dine venner til at lide eller følge din nye side.

Hvad sker der næste?

• når du klikker på Opret side, forbliver din profil intakt, men du vil nu også have en side.
• de venner, du inviterede, får besked om den nye side.

træning af brugere til at interagere med din side i stedet for din profil

nu hvor du har gennemført de mekaniske trin, skal du gå lidt længere for at sikre, at din side vedtages af dine vælgere. Dine venner og tilhængere blev automatisk underrettet under konverteringsprocessen, så her er et par ekstra tip til at foretage en jævn overgang fra en personlig profil til en officiel side:

• Opret et indlæg på din profil, der annoncerer ændringen og instruerer tilhængere til at engagere sig i den nye side fremover. Sørg for at medtage et link til den nye side.
• Opret et dåse svar, som du kan bruge til at svare på officielle meddelelser sendt til din profil, og dirigere messenger til din side. Selvom du ikke kan konfigurere auto-respondere på en profil, kan du gemme dette i en hvilken som helst tekstapp for nem adgang. Her er et eksempel:
  • ” Hej! For at fremme gennemsigtighed og overholde loven om offentlig registrering, Jeg vil kun svare på meddelelser vedrørende offentlig virksomhed via min officielle side. Kontakt mig venligst her:
• Opret et fastgjort indlæg på din side, der forklarer kontakten (tag æren for din gennemsigtighed!)
• Opdater navn, profilbillede og detaljer for din nye side. Disse kopieres fra profilen og skal muligvis opdateres til din profil.
• hvis den profil, du lige har konverteret, var en dummy-konto, skal du sørge for at tilføje din rigtige profil som administrator på den nye side for at undgå at miste adgang (Se Facebook advisory: Dummy accounts for detaljer).
• hvis du har brug for hjælp undervejs, Facebook for Regeringen, Politik & Advocacy i Nordamerika kan hjælpe!

det er værd at bruge tid, og det er loven!

som offentlig embedsmand er det en kritisk del af dit job at reagere på vælgere. At gøre det på en gennemsigtig, on-the-record måde er dit ansvar. Brug af Facebook korrekt beskytter dig mod juridisk risiko og hjælper dig med at nå de mennesker, du tjener. Hvis du har brug for hjælp, tjek de ekstra ressourcer nedenfor eller nå ud til os.

interesseret i yderligere ressourcer til offentlige embedsmænd på sociale medier? Se vores replay, ‘sociale medier for folkevalgte: hvad er personligt & hvad er offentligt’ og lær mere om vores Facebook-arkiveringsprogram.