Navigation

for mange ledere betragtes en effektiv og engagerende præstationsanmeldelse som en af de mere udfordrende opgaver i deres årlige kalender. Men med den korrekte forberedelse og en positiv tankegang kan du gøre dine vurderinger produktive, stimulerende og et løft til din egen ledelses selvtillid. På samme tid, en præstationsvurdering kan engagere og styrke dit personale, efterlader dem motiverede til at nå deres nye mål og fokusere på deres næste karriereprogressionsmål.

Performance anmeldelser er en mulighed for at:

• genoplive markering af motivation
• Kick-start projekter, der kan være faldet ved vejen
• Beløn produktive medarbejdere med mere ansvar
• Håndter problemer frontalt
• Sæt mål for fremtiden
• Vurder træningsbehov
• Lær mere om gruppedynamikken i dit team

fordele til dine medarbejdere

tro det eller ej, mange mennesker ser faktisk frem til deres præstationsvurdering og den feedback, de modtager.

præstationsvurderingen er en chance for medarbejderen til:

• få anerkendelse og belønning (selvom vurderinger absolut ikke betaler anmeldelser – Disse skal ideelt set håndteres separat)
• se fremad og sæt mål, der vil hjælpe deres karriere
• Identificer support til dig at give
• Løs klager
• Søg beroligelse og påskønnelse

forberedelse af personalevurdering

for at gøre vurderingssessionen værd er det vigtigt at forberede sig ved at gennemgå tidligere oplysninger og notere nogle noter. Hvis du har brug for det, skal du gennemgå medarbejderens jobbeskrivelse og målene i deres sidste gennemgang, så tænk på deres nylige arbejde, og om det har opfyldt disse forventninger. Identificer også områder, hvor de har udmærket sig og gået ud over forventningerne, samt områder til forbedring.

for at give dig et indblik i, hvordan din medarbejder kan skrå samtalen i selve mødet, er det nyttigt at bede om nogle indledende tanker via en åben prævurderingsformular. En sådan selvvurdering giver også personalet tid til at tænke ærligt og præcist gennemgå deres egen præstation.

formularen før vurdering kan bede medarbejderne om at vurdere, hvor godt de har nået deres mål, identificere muligheder for forbedring, vurdere deres styrker og svagheder og notere eventuelle andre problemer, de gerne vil rejse i selve vurderingsmødet. Sidstnævnte er vigtigt, da det giver dig en heads-up af eventuelle problemer, som du ellers måske ikke har været opmærksom på.

ting du kan gøre for at gøre vurderingen mere gavnlig omfatter:

• Bed din medarbejder om at udfylde bedømmelsesformularen fuldt ud
• forklar, at du har brug for formularen tilbage mindst to dage før mødet for at give dig tid til at gennemgå den
• brug kvalitetstid på at analysere bedømmerens kommentarer
• gennemgå tidligere vurderingsnotater; hvad var målene sat?
• gennemgå de noter, du har opbevaret om medarbejderens præstationer siden deres sidste gennemgangsperiode
• Tal med andre linjeledere og kolleger for deres feedback om bedømmerens præstationer
• Tal med kunder eller leverandører for deres feedback
• Vurder arbejde afsluttet og projekter udført. Kunne de have været gjort bedre? Hvad blev gjort godt?
• tænk på fremtidige afdelingsmål – hvordan kan bedømmeren bidrage? Hvordan kan du udvikle bedømmeren for at sikre, at de kan hjælpe med at opfylde de krævede mål?

i vurderingen

hold dig først og fremmest til udnævnelsen. Uanset om din appraisee har set frem til sessionen med entusiasme eller bange, vil en udsættelse medføre skuffelse. Vis, at du tager din medarbejders karriere alvorligt, og at vurderingen også er vigtig for dig. Hvis andre mennesker vil se dig, skal du udsætte dem. Indstil mødet til første ting om morgenen for at undgå at blive lagt af andre krav til din tid.

som retningslinje skal du give en time til vurderingen og holde alle opkald.

Start vurderingen med en optimistisk, positiv tone og varm hilsen. Lad bedømmeren vide, at samtalen skal være tovejs, med deres konstruktive, åben og ærlig feedback kritisk for at kunne diskutere deres resultater.

sæt derefter dagsordenen. Forklar betydningen af vurderingen, og at formålet er at fokusere på bedømmeren. En mild påmindelse om, at løn ikke er på dagsordenen, er ikke malplaceret, men vær følsom over for individuelle forhold.

prøv at følge en logisk rækkefølge, ideelt set i retning af din prævurderingsformular. Diskussionen skal centrere omkring:

• en gennemgang af målene ved den foregående vurdering
• hvilke mål blev opfyldt? Er bedømmeren fortjener særlig ros?
• hvad blev ikke opfyldt? Hvorfor? Var der behov for ekstra hjælp?
• hvor meget er medarbejderen vokset siden sidste anmeldelse?
• hvordan vurderer bedømmeren deres rolle og bidrag til holdet?
• nyder bedømmeren deres job? Hvilke aspekter gør og nyder de ikke?
• hvordan vurderer bedømmeren deres færdigheder? Er du enig? Er der behov for opkvalificering? Husk at overveje bløde færdigheder såvel som Tekniske i denne vurdering.
• har bedømmeren en klar ide om sin egen rolle og instituttets rolle, og hvordan disse bidrager til organisationens samlede succes?
• hvilke karriereprogressionsplaner har bedømmeren? Hvordan vil disse blive opnået?
• hvor kunne deres udvikling føre dem inden for organisationen?
• hvilke specifikke mål kan du sætte for det kommende år? Kan målene virkelig nås?
• hvordan måles ydeevnen?
• hvilke uddannelsesbehov kræves for at opfylde disse mål?

levere hjem sandheder

konfrontationer kan opstå, når levere ubehagelige nyheder. Det kan være nødvendigt, at du præciserer på ingen usikre vilkår, at bedømmeren fejler i et bestemt aspekt af deres job. Dette kan være et så simpelt spørgsmål som tidtagning eller personligt udseende eller mere følsomt, såsom kompetence til specifikke opgaver eller evne til at komme videre med kolleger.

uanset hvilket problem du skal løse, er det vigtigt at være forberedt. Beslut på forhånd for mødet, hvordan du bedst kan sætte dine kommentarer. Kan du samtidig fremhæve positive punkter? Er du konstruktiv i din kritik? Hvilke forslag kan du præsentere for at vise, hvordan disse problemer kan løses?

håndtering af konfrontation

i mange tilfælde kan præstationsvurderinger udvikle sig positivt, indtil du spørger bedømmeren, om de har andre problemer at rejse. Dette kan åbne en dåse orme, som du ikke var forberedt på, såsom personlige greb om andre medarbejdere, klager over kontorergonomi, beskyldninger om uretfærdig behandling og klager over arbejdsbyrde eller ressourcer. Mange af disse spørgsmål kan synes af ringe betydning for dig i den store ordning af ting, men til appraisee de kan fordeles enorm betydning.

nogle af disse problemområder kan forudsiges klogt. For eksempel kan kolleger måske tipse dig på forhånd. Hvis du har mistanke om potentielle greb, sørg for, at disse diskuteres ved vurderingen, selvom der kræves lidt lokke for at bringe dem ud. Nogle mennesker vil hellere lade stønner og stønner fester, men dette tjener kun til at sænke holdets moral. I stedet tackle dem hovedet på. Din proaktive tilgang kan endda arbejde i din favør. En medarbejder, der konstant klager over et problem, kan blive overrasket og tage et mindre konfronterende syn, hvis du først rejser problemet.

men hvis det er dig, der er på bagsiden foden, taget overrumplet af nogle uforudsete problem, skal du tænke hurtigt på dine fødder. Bed bedømmeren om at give dig specifikke eksempler snarere end generaliseringer. At bede om bevis er ikke urimeligt. Hør godt efter. Hvad handler problemet egentlig om? Er problemet rejst et dække for noget mindre uhyggeligt, der let kan håndteres? Er bedømmeren flov over noget?

at bede bedømmeren om at foreslå, hvordan problemet kunne løses, kan også hjælpe med at sprede situationen. I stedet for at fokusere på problemet, bede dem om at give sagen nogle tanker og tilbyde rationelle forslag til at overvinde problemet. For eksempel, hvis spørgsmålet er et af ressourcer eller ideer, kan bedømmeren måske få et specielt projekt til at omfatte en løsning.

det er klart, at hvis klagen er af mere alvorlig karakter, såsom chikane eller diskriminationsanklager, vil der være behov for yderligere undersøgelse. Gør det klart, at du tager sagen alvorligt og vil tage de nødvendige skridt umiddelbart efter afslutningen af vurderingen. Gå derefter tilbage til hovedvurderingen og koncentrer dig om positive punkter.

Tilbyd afhentningsmål

mod slutningen af vurderingen skal du have en åben diskussion med bedømmeren, hvor du sætter mål at arbejde hen imod inden næste gennemgangsperiode. Selv den mest effektive medarbejder har ting, de har brug for at forbedre, nye færdigheder at lære, yderligere mål at opfylde eller nye projekter at køre. Så sæt realistiske mål, hver med en tidsramme for færdiggørelse, og juster dem til organisationens eller afdelingens mål samt medarbejderens karriereprogressionsplan.

handling efter vurdering

vurderingen er ikke forbi, når mødet slutter. Udfyld enhver dokumentation, skriv dine vurderingsnotater, herunder eventuelle handlinger, der skal træffes for at løse de rejste spørgsmål, de mål, der blev drøftet og aftalt, og de aspekter af ydeevne, der er blevet gjort særligt godt. Det er almindelig praksis at bede bedømmeren om at gennemgå og underskrive noterne og give dem en kopi for at holde dem ansvarlige for at nå de aftalte mål.

så skal du sørge for, at handlingspunkterne er afsluttet. Hvis du for eksempel har forpligtet dig til at udforske videreuddannelse eller arrangere møder med andre afdelinger, skal du oprette disse sessioner så snart du kan. Hvis din medarbejder har haft en positiv vurdering og er frisk motiveret, er det værste, du kan gøre, at undlade at følge op og fremstå mindre helhjertet bag deres karriere, end du var i mødet.

at vide, hvordan man vurderer personalet, vil sikre, at du nærmer dig disse møder med den rigtige mentale holdning, effektiv forberedelse og en forpligtelse til konstruktiv opfølgning. Dette giver dig mulighed for at gøre dine medarbejdervurderinger til positive, inspirerende og præstationsfremmende møder, der vil give et gavnligt resultat for både dig og din medarbejder.