på et tidspunkt i din karriere har du gået glip af en e-mail, du skulle have modtaget. Måske var det en RFP, du ventede på, en faktura, du havde ledt efter, eller blot et Hej fra en branchekollega.
sandsynligvis fandt du denne besked senere i en junk-mappe, i karantæne eller værre, du så aldrig beskeden overhovedet. Det er ikke kun frustrerende at gå glip af disse e-mails, men det kan også påvirke din virksomheds bundlinje.
vi får det. Det kan være pinligt, når du indser, at du aldrig reagerede på en kollega, og det er knusende at gå glip af en værdifuld forretningsmulighed, fordi du faktisk ikke så notatet.
i denne indsigt forklarer vi, hvordan og hvorfor en e-mail-klient eller internetudbyder (dvs.Outlook) Filtrerer e-mails, og hvordan det holder vores virksomheder sikre. Vi vil også diskutere de vigtigste grunde til, at e-mails er markeret som spam, og de trin, du og dit IT-team kan gøre for at øge sandsynligheden for, at vigtige e-mails vises i din primære indbakke.
men viden er magt, og vi vil gerne vise dig, hvad andre organisationer gør for bedre at beskytte sig mod cyberangreb via e-mail, så du kan tage lignende skridt til at sikre din virksomhed.
Sådan fungerer E-mail-filtrering
Spam fakta: 91% af cyberkriminalitet starter med en e-mail.
denne ting, vi kalder spam, uopfordret og uønsket uønsket e-mail, tegner sig for mere end en fjerdedel af al e-mail-trafik. Så det er vigtigt, at din internetudbyder har værktøjer til at holde spam-e-mails i skak. Din internetudbyder ønsker at holde din virksomhed sikker og dine indbakker så spamfri som muligt.
hver e-mail, der ankommer i din indbakke, gennemgår en filtreringsproces, der gennemgår den for legitimitet og eventuelle ondsindede signaler. Hvis e-mailen ikke består filtreringsprocessen, placeres den et af to steder: din junk-mappe eller din karantænemappe, hvis den er ondsindet.
selvom kun en ud af hvert hundrede e-mails er ondsindet, Det tager kun en til at sende din organisation spiral ind i en vanvid. Det er en rigtig god ting, at de fleste af disse e-mails filtreres ud, før du nogensinde ser dem!
før du når din indbakke, skal hver meddelelse passere gennem tre forskellige sæt kriteriefiltre med din internetudbyder. Disse kriterier er:
- elementer af e – mailen-det faktiske indhold af e-mailen evalueres for at afgøre, om noget i e-mailen virker ulovligt eller ondsindet.
- afsenderens domæneomdømme – den score, som din internetudbyder giver afsenderens domæne, er baseret på faktorer som spam-klagesatser og afvisningsprocenter.
- dit engagement med meddelelsen – din handling eller passivitet med en e-mail indikerer til din internetudbyder, om du er tilfreds med at modtage e-mailen.
lad os tage et dybere dykke ind i hvert af disse filtre, og hvordan leveringen af e-mails påvirkes.
den vigtigste årsag e-mails er markeret som Spam
elementer af e-mailen.
hvis du finder en e-mail i din junk-mappe, der ikke burde være der, kan det meget godt være, fordi den enkelte e-mail udløste en af disse almindelige udløsere:
- der er for mange billeder i e-mailen.
- e-mailen bruger SPAM-triggerord (fantastisk, Annuller når som helst, tillykke, garanti osv.).
- e-mailen indeholder ikke en fysisk adresse.
- der er for mange vedhæftede filer i e-mailen.
dette filtreringsniveau bestemmer i det væsentlige, om indholdet af e-mailen er ønsket eller uønsket.
afsenderens domæneomdømme
hver IP-adresse er bedømt af hver internetudbyder, så hvis denne IP-adresse er blevet markeret for spam, svigagtig aktivitet eller vira, vil enhver e-mail fra det domæne også blive markeret.
derudover ser internetudbydere på godkendelse på domæneniveau for at sikre, at e-mailen faktisk sendes fra hvem den siger, at den sendes fra. Dette niveau af gennemgang ser ikke på indholdet i e-mailen.
dit engagement med meddelelsen
Internetudbydere lærer konstant af dine handlinger — hvordan du gør og ikke interagerer med de e-mails, du modtager. Har du nogensinde bemærket, at hvis du straks sletter marketing-e-mails fra et firma, du ikke er interesseret i, vil du stoppe med at se disse e-mails efter et stykke tid? Disse e-mails er ikke forsvundet i tynd luft, de kommer stadig til dig, men din internetudbyder har lært, at du ikke vil have dem og placeret dem i din junk-mappe.
almindelige udløsere til dette filter er:
- Klik på spam-knappen på en meddelelse i indbakken
- åbning eller klik på en meddelelse
- aktivering af billeder
- videresendelse af en meddelelse
hvad du kan gøre for at forbedre e-mail-Leverbarheden
de primære faktorer for e-mail-leverbarhed er baseret på afsenderens handlinger og ISP-opsætning, men der er en håndfuld ting, som du og dit IT-team kan gøre for at forbedre e-mail-leverbarheden i din organisation.
hvis du bruger Outlook, er her et par tip til at sikre fremtidig leverbarhed fra afsendere, der i øjeblikket er markeret forkert.
- Klik på “ikke spam” på en e-mail i junk-mappen fra en pålidelig kilde, eller flyt den til indbakken.
- Føj afsenderens e-mail-adresse til dine kontakter. E-mails fra denne afsender bør ikke markeres som spam i fremtiden.
- Føj pålidelige afsendere til listen “sikre afsendere og domæner” for at forhindre Outlook I nogensinde at sende e-mails fra dem til dit spamfilter.
- spørg din IT-afdeling, hvordan du kan se e-mails i karantæne, der er sendt til dig.
din IT-afdeling skal være i stand til at sikre, at dine postkasser er konfigureret korrekt. Forskellige postkasser tjener forskellige behov og bør tilpasses til at imødekomme disse behov.
for at sikre, at du får hver af dine postkasser konfigureret korrekt, er her et par spørgsmål, du kan stille dit IT-team:
- Hvad er formålet med e-mail-strømmen? Hvilken forretningsproces understøtter den? Er det til supportbilletter, salg, marketing?
- hvilken tjeneste eller server vil sende e-mailen?
- vil postkassen blive brugt til at svare på meddelelser, eller vil det være en adresse uden svar? Vil postkassen blive delt, eller vil den kun være til en bruger? Er en licens påkrævet?
- skal domænet være “mail-aktiveret” inden for klientens primære mailplatform (dvs. inden for udveksling online)?
- Hvem er det vigtigste kontaktpunkt for mailstrømmen (især hvis strømmen er vært for en 3. part)?
e-mail er måske aldrig perfekt, og desværre kan vi muligvis ikke holde hver enkelt e-mail ude af uønskede mapper. Men forhåbentlig vil tipene i denne artikel hjælpe dig med at gøre dine indbakker mere effektive, så du ikke går glip af de virkelig vigtige e-mails!
har du brug for hjælp til at sikre, at din internetudbyder er konfigureret korrekt? Tal med en dansk ekspert i dag.