formelle e-mails spiller en afgørende rolle i at kommunikere information klart og uden fejl i vores forretnings -, professionelle og personlige liv. Så uanset om du spørger om en mulighed, inviterer nogen til en begivenhed eller fratræder et job, er det en vigtig færdighed, du har brug for at vide, hvordan du skriver en Formel E-mail.
i denne vejledning om, hvordan man skriver en Formel E-mail, opdeler vi processen i enkle trin. Derefter beskriver vi det ideelle formelle e-mail-format og giver et udvalg af formelle e-mail-eksempler, som du kan bruge som grundlag for din korrespondance.
Hvad er en Formel E-mail?
en Formel E – mail er en e-mail, som du sender til en person (eller gruppe af personer), som du ikke kender, eller en vigtig e-mail, som du sender til en person i en autoritetsposition-f.eks.
at skrive en Formel E-mail svarer til at skrive et formelt brev med samme struktur, hilsener og sign-off. De er fri for stave-og grammatiske fejl, planlagt og skrevet med et klart formål.
formelle e-mails er høflige, professionelle og kommer lige til sagen. De er 100% fokuseret på et resultat, hvilket ikke giver plads til fejl eller misforståelser.
nogle eksempler på formelle e-mails inkluderer:
- introduktion dig selv til en professionel person, som du ikke kender
- gør en klage
- fratræden fra et job
- tilbyder en undskyldning
du spørger måske, hvorfor vi i en digital verden stadig har brug for formelle e-mails?
mange organisationer og enkeltpersoner har faktisk skiftet til at kommunikere mindre formelt. Amerikanske forskere fandt imidlertid, at dette kan forårsage problemer på arbejdspladsen og bidrage til det, de beskriver som en voksende risiko for “incivility”. Organisationer, hvor enkeltpersoner kommunikerer formelt, høfligt og med respekt, er mindre tilbøjelige til at opleve konflikt, siger de.
formelle e-mails har nogle indflydelsesrige venner. Den almindelige engelske kampagne har krævet klarhed i kommunikationen siden 1979. “Husk, at folk sandsynligvis ikke bliver fornærmet, hvis du er for formel, men nogle synes måske, at du er uhøflig, hvis du er for uformel,” rådgiver de.
løsningen? “Tænk altid på læseren.”
vi er enige. Hvis du kender den person, du skriver til, har du friheden til at skrive mere uformelt. Hvis du ikke kender personen eller den besked, du sender, er vigtig, skal du være formel.
vi har skrevet før om vigtigheden af professionel kommunikation. For at lære mere, se vores guide til, hvordan du skriver en professionel e-mail.
hvorfor skrive en Formel E-mail?
“folk har en tendens til at tro, at de kan kommunikere via e-mail mere effektivt, end de rent faktisk kan,” fandt forskere ved American Psychological Association. I en undersøgelse fra 2005 udførte de en række eksperimenter og konkluderede, at det er svært at formidle følelser og tone via e-mail.
årsagen? På grund af vores egen “egocentrisme” er vi ikke i stand til at løsrive os fra vores perspektiv og se en andens.
kort sagt er det let for misforståelser at opstå, hvis vi er for venlige eller uformelle i vores e-mails. Stemmetonen er muligvis ikke egnet til at kommunikere vigtig information, også.
formelle e-mails fjerner potentialet for misforståelse og vildledning. Det handler om at observere den korrekte forretnings-e-mail-etikette.
en Formel E-mail har et klart formål og behandler læseren med respekt. Det er skrevet på en standard måde, der rejser på tværs af grænser og kulturer.
at skrive formelle e-mails kan gavne alle i erhvervslivet, herunder ledere, siger den indflydelsesrige Forbes-spaltist Benjamin Laker. E-mails skal respektere følelser og leveres med empati. Vigtigst er det, at din e-mail siger meget om dit “personlige brand”. Hvordan vil du blive opfattet?
en velskrevet Formel E-mail er høflig og professionel, to kraftfulde brand attributter, der vil forbedre dit brand og øge virksomhedens succes.
formelt e-mail-format
oprettelse af store formelle e-mails er meget enkel. Der er kun fem dele til det perfekte formelle forretnings-e-mail-format:
- emne
- hilsen
- åbningslinjer & krop
- lukning
- Sign-off
hvert stykke korrespondance følger den samme formelle e-mail-struktur, hvilket betyder, at når du først har mestret det, behøver du aldrig at ændre.
Formel E-mail emnelinje
i erhvervslivet er tid penge, så vær kort.
din emnelinje skal være kort og let at forstå. Fortæl din læser præcist, hvad der er i meddelelsen. Den ideelle formelle emnelinje til e-mail er et par ord: “Forlad anmodning”, “mødeindkaldelse” eller “kundeklager”, for eksempel.
formelle e-mail-emnelinjer bør heller ikke forsøge at være alt for venlige eller sjove.
Sådan starter du en Formel E-mail
den formelle måde at starte en e-mail på er at bruge ‘kære’.
det kan virke gammeldags eller underligt, hvis du kender personen, men det handler om at følge nogle faste regler, som vi har brugt i generationer til at kommunikere formelt. Kære er en Formel E-mail-hilsen, der fortsat bruges den dag i dag.
hvis du kender personens køn, kan du bruge det, der kaldes en hæderlig – Mr, Mrs osv. – men vi vil foreslå blot at bruge det fulde navn, hvis du har det. Dette råd kan synes at være i modstrid med nogle af de ældre guider om Formel skrivning, men det afspejler bredere ændringer i samfundet.
hvis du vil vide, hvordan du ikke åbner en Formel E-mail, skal du undgå “Dear Sir/Madam” eller indelukkede kollektive udtryk som “til hvem det kan vedrøre”.
formelle e-mailhilsener uden navn
Antag, at du er bekymret for, hvordan du skriver en Formel E-mail uden at kende navnet. I så fald kan du bruge “Dear Sir/Madam” som en passende erstatning. Denne tilgang er også praktisk, hvis du ikke ved, hvordan du adresserer en Formel E-mail til et firma.
når du beslutter, hvordan du starter en Formel E-mail til flere modtagere, har du flere muligheder. For eksempel kan du henvende dig til holdet (“kære team”), kollektivt (“Kære alle”, “kære kolleger”) eller til begivenheder (“hilsner”).
du kan tjekke vores guide til, hvordan du starter en e-mail.
formelle e-mail åbningslinjer
der er ingen standard formel E-mail åbning. I stedet skal du beslutte, hvad der passer til kommunikationen og konteksten.
hvis du ikke kender den person (eller organisation), du skriver til, er det høfligt at introducere dig selv. Men hvis du kender personen, behøver du ikke gøre dette og kan hoppe direkte ind i kødet i din besked.
vi giver eksempler på flere formelle e-mail-åbningssætninger nedenfor. Hvis du har brug for mere E-mail-intro-inspiration, læs vores artikel om bedste e-mail-åbningslinjer.
vi vil fraråde at bruge tomme sætninger som “jeg håber, du har det godt” i en Formel E-mail. Sådanne sætninger er klichkrus, der ikke tilføjer noget til en besked, og du bør undgå dem.
Formel E-mail-krop
så du har forlovet modtageren og introduceret dig selv (hvis nødvendigt), nu er det tid til at komme til det punkt.
vi giver nogle eksempler nedenfor, men Formel E-mail-kommunikation skal følge Pyramideprincippet. Udviklet af en førende direktør hos McKinsey, siger pyramidprincippet, at du først skal starte med svaret og strukturere oplysningerne under det for at understøtte dit argument.
i en Formel E-mail vil modtageren gerne vide, hvad meddelelsen handler om, og hvorfor de skal bekymre sig om det. Så fortæl dem!
du kan se nogle eksempler nedenfor på, hvordan vi adresserer flere eksempler. Vi illustrerer også, hvordan man afslutter en Formel E-mail, herunder almindelige formelle e-mail-afsluttende sætninger.
Formel E-mail log off
en Formel E-mail slutter bruger en bestemt slutning (eller en valediction at give det sin formelle navn). Læsere vil være bekendt med (og forventer) formelle måder at afslutte en e-mail på.
i de fleste tilfælde bruger du den formelle e-mail, der slutter “med venlig hilsen”, hvis du kender navnet på den person, du skriver til.
hvis du ikke gør det (eller skriver til en gruppe mennesker, for eksempel), vil du typisk afslutte en Formel E-mail med “Med venlig hilsen”.
der er dog ændringer i, hvordan man afslutter en e-mail formelt. Eksempler på acceptable formelle afslutninger inkluderer “oprigtigt”, “hilsen” og “med de bedste ønsker”.
den bedste måde at afslutte en Formel E-mail på afhænger af individet, konteksten og hvad du kommunikerer. I de fleste tilfælde vil vi foreslå at holde sig til enten “med venlig hilsen” eller “med venlig hilsen”.
kæmper du for at finde en passende afslutning? Se vores dybdegående guide til, hvordan du afslutter en e-mail.
formelle e-maileksempler
for at illustrere ovenstående punkter har vi oprettet et udvalg af formelle eksempler på e-mailskrivning til situationer, du måtte støde på.
selvom det kan være nyttigt at se et eksempel på en Formel E-mail, anbefaler vi ikke, at du klipper og indsætter disse og bruger dem selv. Du bør skræddersy hver formel E-mail til dine specifikke omstændigheder. Brug i stedet disse som en vigtig guide til at øge forståelsen, før du opretter din egen – eller ved hjælp af
formel introduktion email
der er flere grunde til, at du måske vil introducere dig formelt. For eksempel kan du forhøre dig om en ledig stilling, forskningsmulighed eller nå ud til en person, du vil bede om nogle råd. Hvis du kæmper med, hvordan du introducerer dig selv via e-mail formelt, denne er til dig.
tjek vores formelle introduktion email prøve nedenfor for et eksempel.
jeg er en tredjeårsstudent ved universitetet. Jeg kontakter dig for at anmode om adgang til din online serie af tutorials. Jeg er fascineret af at lytte og lære af dig og tror, at disse ressourcer ville støtte mine nuværende studier.
hvis du er villig til at give mig adgang, bedes du kontakte mig her med detaljerne. Jeg afventer deres svar.
Med venlig hilsen,
Sarah Thomas
formel tak e-mail
efter fremragende service eller support er det høfligt at vise din påskønnelse, men bare hvordan man takker i en e-mail-formel?
i denne formelle tak-e-mail-prøve demonstrerer vi, hvordan man konstruerer et personligt og positivt svar, der kan deles i en organisation og eksternt med andre kunder eller kunder.
jeg vil gerne takke dig for den gæstfrihed, du viste under et nyligt ophold på din ejendom. Min partner og jeg nød en fantastisk pause og vil gerne udtrykke vores taknemmelighed til dig og dit personale for alt dit hårde arbejde.
vær venlig at udtrykke min varmeste hilsen til dine medarbejdere. Vi vil være glade for at vende tilbage i fremtiden.
Med venlig hilsen,
Sarah Thomas
formel fratrædelsesmail
når du fratræder et job, er det vigtigt, at du sender en formel fratrædelsesmail. Fratræden meddeler ikke kun din arbejdsgiver, at du forlader, men fungerer også som bevis for din fratræden.
en Formel E – mail-fratræden kan være kort-i nogle tilfælde kun en linje. Men som du vil se i denne formelle afskedigelses-e-mail-prøve, har vi taget os tid til at vise vores påskønnelse til vores arbejdsgiver.
jeg skriver for at informere dig om, at jeg fratræder min stilling som marketingchef.
jeg vil gerne takke dig for muligheden for at lære og udvikle sig i organisationen, og jeg har nydt min tid her. Jeg er villig til at arbejde sammen med dig for at støtte udnævnelsen af min efterfølger.
du kan til enhver tid kontakte mig her for at diskutere enhver support, jeg måtte tilbyde, eller eventuelle detaljer, du måtte have brug for fra mig for at gøre overgangen så glat som muligt.
Med venlig hilsen,
formel invitation e-mail til en begivenhed
her er en formel invitation e-mail prøve sendt til en gruppe af kolleger. Hver formel invitations-e-mail skal indeholde en klar emnelinje, alle detaljer om begivenheden (inklusive dato, klokkeslæt og placering), og hvordan folk kan svare.
her er en formel invitation e-mail til en aften begivenhed på business.
jeg vil gerne invitere dig til en begivenhed, vi holder for Steve Vich, vores marketingchef, der forlader den 12.December. Arrangementet finder sted mellem 7 pm – 12 pm på 12 December.
antallet er begrænset, og gæsterne skal svare inden arrangementet for at sikre tilstrækkelig plads og forfriskninger.
hvis du gerne vil deltage, RSVP til denne e-mail med eventuelle kostbehov. Hvis du ikke kan deltage, Vi opfordrer dig til at sende dine beskeder om støtte til Steve, før han rejser for at starte sin nye rolle.
hilsen,
Mandy Smith
formel klage e-mail
hvis du har modtaget dårlig service eller er skuffet over et produkt, kan en formel klage e-mail øge bevidstheden om dine problemer. I formelle e-mails er det vigtigt at angive fakta, men at undgå at blive alt for følelsesladet.
her er et eksempel på en formel klage email.
jeg kontakter dig for at klage over den service, jeg modtog den 12.September. Dit personale var uhøfligt og ukommunikativt under mit besøg.
jeg har været en lang tid bruger af dine tjenester og var skuffet over, at du ved denne lejlighed ikke lever op til dine typisk høje standarder.
jeg vil gerne anmode om en formel undskyldning og lære, hvad du planlægger at gøre for at undgå, at dette sker i fremtiden.
Med venlig hilsen,
Steve Roberts
formel undskyldnings-e-mail
det kan være udfordrende at komponere en formel undskyldnings-e-mail, men at indrømme, at der er begået en fejl, er afgørende for at begrænse skader og gendanne et forhold.
her er en direkte formel undskyldnings-e-mail-prøve fra et firma til at håndtere en kunde, der har indgivet en klage.
mit navn er Ryan Davies, og jeg er kundeservicemedarbejder hos
desværre nåede vi ikke vores høje standarder ved denne lejlighed. Vi har talt med alle involverede teammedlemmer og har gentaget vigtigheden af kundeservice. Jeg vil gerne forsikre Dem om, at dette ikke vil ske igen.
du kan kontakte mig direkte, hvis du ønsker at drøfte din klage yderligere. Vi har vedlagt en voucher til kr10, som du kan bruge til dit næste besøg, for at vise vores påskønnelse.
Med venlig hilsen
Ryan Davies
vil du skrive bedre formelle e-mails? Skriv formelle e-mails er enkel, hvis du følger vores proces. De formelle e-mail-skabeloner, der er inkluderet i dette blogindlæg, skal give en guide, men skal altid tilpasses og opdateres for at afspejle dine specifikke omstændigheder. Der er dog en endnu nemmere måde. Det er et AI-skriveværktøj, der gør korte instruktioner til klar til at sende e-mails og beskeder. Hvis du stadig kæmper for at finde de rigtige ord til at skrive Formel E – mail, kan vi hjælpe dig med at komme i gang og tilbyde inspiration-eller endda skrive hele e-mailen til dig med et klik på en knap. Som du kan se fra eksemplet nedenfor, er alt, hvad der kræves, et klik på knappen.
spekulerer du stadig på, hvordan du sender en Formel E-mail? Det håber vi ikke. Næste gang du skriver en Formel E-mail bare holde disse eksempler i tankerne, og du kan kommunikere med tillid.